La gestión operativa de estudios contables es el punto crítico que define si un equipo trabaja con orden y previsibilidad o si los supervisores quedan atrapados en tareas manuales, controles dispersos y planillas interminables.
Este era el escenario de AF Contadores antes de implementar Plan In: un estudio en crecimiento que invertía demasiado tiempo en supervisión, en la carga manual de vencimientos y en el seguimiento individual del avance de cada integrante del equipo.
Con la implementación de Plan In, el estudio logró centralizar toda su operación, eliminar planillas aisladas, agilizar el control de obligaciones y reducir significativamente el tiempo dedicado a la coordinación interna. La herramienta no solo simplificó la gestión diaria, sino que ordenó procesos, mejoró la visibilidad del trabajo en curso y permitió que cada miembro del equipo trabajara con mayor autonomía.
En este caso te contamos cómo AF Contadores transformó su organización y ganó eficiencia operativa gracias a Plan In.
Sobre el cliente
AF Contadores es un estudio contable argentino que ofrece servicios integrales de impuestos y contabilidad. Con una estructura en crecimiento y un volumen creciente de clientes, necesitaban una solución que fortaleciera la coordinación interna y permitiera a sus supervisores mantener el control sin invertir horas en tareas manuales.
El desafío inicial
Antes de implementar Plan In, AF Contadores enfrentaba dificultades típicas de un estudio en expansión:
Control operativo manual y disperso.
- Dependencia de Excel para vencimientos y seguimiento.
- Supervisión compleja y demandante.
- Falta de visibilidad del estado real de cada obligación.
- Nuevos ingresos al equipo que requerían mucho tiempo de onboarding.
Sabrina Elizon, Gerente de Impuestos y Contabilidad, quien lideró la adopción de Plan In dentro del estudio, describe claramente cómo era antes de Plan In:
“Yo me paraba con la listita, ¿se presentó tal cosa? ¿se presentó tal otra? El equipo bromeaba diciendo que era la maestra tomando lista… Me llevaba muchísimo tiempo.”
Además, la falta de centralización hacía difícil mantener el orden en un contexto donde parte del equipo trabajaba de manera remota o híbrida.
Cómo fue el proceso de adopción de Plan In
La carga inicial fue sencilla gracias a plantillas intuitivas, aunque demandó tiempo por la falta de organización previa. Sin embargo, Sabrina destaca que la excelente usabilidad de la plataforma fue clave en el proceso de implementación.
“Fue sencillo, porque los Excel eran intuitivos… pero lleva tiempo porque no teníamos nada organizado.”
Una vez configurado el sistema, la adopción fue inmediata:
- El equipo comenzó a usar Plan In sin fricción.
- Las nuevas incorporaciones se integraron sin necesidad de grandes capacitaciones. Sabrina describe cómo fue ese proceso: “Entraron varias personas nuevas al estudio y cambiar de usuario fue sencillo. El uso fue ameno incluso para quienes no tuvieron capacitación.”
- El paso de tareas, la carga de obligaciones y el control diario se volvió más fluido.
El proceso de implementación también coincidió con un cambio interno de estructura, donde Sabrina asumió un rol más activo en la coordinación del equipo. Plan In se convirtió en la herramienta que permitió ordenar ese nuevo escenario.
Qué logró AF Contadores al implementar Plan In
Algunos de los beneficios clave que registró el estudio al implementar Plan In fueron:
1. Eliminación de Excel y centralización total del control operativo
El principal avance fue abandonar el modelo de seguimiento manual:
- Se eliminaron planillas independientes para los vencimientos.
- Toda la información pasó a un único sistema.
- Lograron organizar de forma automática las obligaciones, pudiendo filtrarlas por cliente, usuario o estado.
En este sentido, Sabrina explica: “Antes hacía el vencimiento en un Excel cliente por cliente. Ahora lo cargo una vez en Plan In y ya está, sale solo.”
2. Supervisión más ágil gracias al reporte de operaciones
Sabrina destaca que hoy puede ver el estado real del trabajo sin perseguir al equipo:
“Entro al cliente o al usuario y miro en qué estado está. No tengo que andar controlando uno por uno.”
Esta visibilidad permite a todo el equipo evitar fricciones internas, porque todos ven el mismo estado en tiempo real.
3. Ahorro de tiempo significativo
Una de las mejoras más fuertes del caso:
- Menos reuniones de control.
- Menos horas revisando tareas.
- Menos tiempo asignando y verificando vencimientos.
“Eso simplificó un montón. Me ahorró muchísimo tiempo”, enfatiza Sabrina.
4. Trabajo híbrido simplificado
Con Plan In, el estudio puede trabajar desde cualquier lugar sin pérdida de control:
Sabrina destaca que “durante la pandemia, quienes tenían Plan In no tenían que hacer nada. Nosotros pudimos trabajar sin complicaciones.”
5. Flujo de información estandarizado y unificado
- Correos automáticos.
- Archivos ordenados.
- Comentarios visibles.
- Comunicación clara entre supervisor y equipo.
En este sentido, Sabrina describe algunos de los aspectos que hacen intuitiva a nuestra herramienta: “Buscar los archivos, subirlos es fácil. Copiar, arrastrar y ya está. Es bastante práctico.”
6. Mejor experiencia para el equipo y menos presión en la supervisión
Un beneficio que Sabrina remarca en qué aspectos hubo un claro antes y después.
| Antes | Después |
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Estos cambios impactaron con profundidad en su rol de supervisora, ya que puede saber qué tareas se realizaron y cuáles no, sin tener que estar preguntando a los colaboradores.
Un estudio más ordenado, ágil y eficiente
La implementación de Plan In permitió a AF Contadores:
- Organizar su operación de forma integral.
- Reducir tiempos operativos.
- Mejorar el control sin generar fricción con el equipo.
- Integrar nuevos colaboradores con facilidad.
- Estandarizar la comunicación y la gestión de vencimientos.
Sabrina lo resume así:
“Claramente lo recomendaría. Nos ahorramos bastante tiempo y es muy sencillo controlar el trabajo de los usuarios.”
Plan In se convirtió en una herramienta clave para sostener el crecimiento del estudio y garantizar una gestión operativa ordenada, precisa y escalable.
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