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Muchos contadores consideran Excel como su herramienta principal, pero ¿es realmente la mejor opción en la era digital? Aquí te mostramos por qué deberías hacer el cambio a un software de project management y cómo esto puede revolucionar la eficiencia de tu estudio contable.

Excel es una herramienta para el análisis de datos, mientras que un project management contable es una plataforma diseñada para automatizar, trazar y optimizar procesos críticos en un estudio. 

En este artículo, evaluamos ambas opciones y mostramos cómo un project management puede convertirte en el contador del futuro.

 

Excel, el pionero en análisis de datos

Lanzado en 1985 por Macintosh y adquirido por Windows dos años después, Excel ha sido durante décadas la herramienta principal para el análisis de datos.

Sin embargo, con el avance de las tecnologías, han surgido soluciones más completas que hacen que Excel ya no sea la opción más eficiente para el manejo de un estudio contable. 

Existen mitos comunes sobre las ventajas Excel frente a un project management. A continuación, abordaremos algunos de ellos:

 

• "Genera menos costos": Si bien Excel requiere el pago de una licencia anual por cada equipo, la inversión en un project management como Plan In permite aumentar la rentabilidad de tu estudio. Al automatizar tareas y mejorar la productividad, se reducen las horas de trabajo y se puede atender a más clientes con mayor calidad.

 

• "Toda la información en un solo lugar": Aunque puedes almacenar datos en Excel, encontrar la información de manera eficiente y transmitir dónde se encuentra a todos los miembros del equipo puede ser un reto. Un project management estandariza los procesos y hace que toda la información esté centralizada y todos sepan dónde localizarla.

 

• "Fácil de usar": Aunque Excel es una herramienta muy conocida, un project management como Plan In es igualmente intuitivo y tiene una curva de aprendizaje rápida. Simplemente, carga los datos de tus clientes, asigna tareas y comienza a trabajar de manera más eficiente.

 

Excel vs Project Management: 5 grandes diferencias 

Aunque Excel sigue siendo útil para tareas específicas, un project management ofrece ventajas significativas. Aquí te mostramos cinco diferencias clave:

1. Gestión manual vs Automatización: Excel requiere una gestión manual de los datos, mientras que un project management automatiza muchas de estas tareas, optimizando el flujo de trabajo y eliminando errores humanos.

2. Sistema vulnerable vs Seguridad en la nube: En Excel, los datos pueden perderse fácilmente. Un project management como Plan In ofrece copias de seguridad automáticas y acceso cifrado, lo que garantiza la protección de la información.

3. Información aislada vs Colaboración en equipo: Mientras que Excel es individualista, un project management está diseñado para el trabajo colaborativo. Así permite que todo el equipo acceda a la información en tiempo real y de manera organizada.

4. Acceso limitado vs disponibilidad en cualquier lugar: Excel se limita al equipo donde se instale. En cambio, con un project management, puedes acceder a la información desde cualquier dispositivo con conexión a internet, en cualquier momento.

5. Datos aislados y asincrónicos vs reportes integrales en tiempo real: Excel se centra en cálculos y datos aislados en diferentes hojas de cálculo, mientras que un project management ofrece un abanico de funciones adicionales. Entre ellas, la asignación de tareas, la generación de reportes y la mejora continua de los procesos.

 

Por qué un Project Management es el futuro de la contabilidad

Aunque Excel ha sido un pilar durante años, la comparación con un project management muestra que este último abarca mucho más y aporta mayor valor a un estudio contable. No se trata solo de hacer cálculos y tener datos, sino de gestionar mejor todo el proceso operativo.

Un project management como Plan In es una herramienta tecnológica para contadores que ofrece:

• Gestión de equipo: un project management permite asignar y reasignar tareas de manera eficiente sin perder información.
• Comunicación con clientes: automatiza la comunicación y ayuda a que los clientes accedan a su información a través de una plataforma de autoconsulta.
• Información oportuna y siempre actualizada: Monitorea el estado de cada proceso y accede a la información rápidamente gracias a herramientas avanzadas de filtrado y reportes.
• Seguridad: Configura roles y permisos personalizados para garantizar que solo las personas adecuadas accedan a la información sensible.

 

En conclusión, un project management es el paso esencial hacia la transformación digital de tu estudio contable. Si quieres saber cómo Plan In puede ayudarte a dar este salto, no dudes en solicitar tu demo gratuita.