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La automatización de procesos en estudios contables supone el uso de la tecnología para realizar tareas que consisten en varios pasos. Esto permite liberar tiempo productivo, ahorrar dinero y, lo más importante, mejorar la experiencia del cliente.

 ¿Cómo dejar de realizar ciertos procedimientos tediosos y repetitivos y tener clientes más felices? Aquí te contamos cómo implementarlo y cuál es la herramienta adecuada.

¿Qué procesos puedes automatizar en tu estudio contable para mejorar la experiencia del cliente?

 

Existe el mito de que al automatizar se despersonaliza la experiencia del cliente. Sin embargo, esto no es cierto. Porque esta transformación no afecta el contacto con el cliente, sino que mejora los resultados finales. 

Los procesos que se pueden automatizar son los que denominamos “mecánicos”, ya que cumplen al menos con estas 5 características: 

1. Manejan un gran volumen de datos.
2. Constan de acciones repetitivas que lleva mucho tiempo hacer.
3. Para realizarlo es preciso manejar varios documentos o fuentes de información que están en lugares distintos.
4. Un error en el proceso puede ser crítico.
5. No cuenta con excepciones.

 Como vemos, las tareas que constan de manejar datos o enviar comunicaciones repetitivas son reemplazadas por automatizaciones. Con esta nueva forma de gestionar tu estudio contable tendrás valiosa información. La cual te permitirá evaluar la performance integral, por cada usuario y, por ende, podrás responder de manera más eficiente ante tus clientes.

 

¿Por qué automatizar tareas en tu estudio contable?

Estamos acostumbrados a desarrollar todas las tareas de punta a punta, ir de una hoja de cálculo a otra trabajando con datos hasta completar el proceso. Sin embargo, antes de pensar en aprovechar las ventajas de la automatización tienes que realizar un cambio fundamental: dejar el excel para pasar al Project Management. Esto te ayudará a ordenar los procesos (y la información) obteniendo beneficios como:

●      Ahorro de dinero, al utilizar menos recursos

●      Menos errores

●      Más velocidad de ejecución de tareas

●      Reportes de gestión

●      Seguimiento del proceso

●      Análisis de performance

 

Luego de este importante cambio, tanto tus clientes como vos comenzarán a disfrutar de las grandes ventajas que representan las automatizaciones:

 

●      Mejora en la experiencia del cliente: Cualquier interacción que realice con tu estudio será ágil y efectiva, sin importar si se comunican a través de canales digitales o con un asesor.

●      Crecimiento de tu cartera de clientes: Una mayor eficiencia en los procesos se traduce en más recomendaciones, es decir, más clientes querrán contratar tus servicios.

●      Resoluciones eficaces: Debido a la información centralizada, los clientes podrán acceder de forma independiente a sus datos y resolver consultas sin ponerse en contacto con el estudio. Y en caso de que necesiten hacerlo, la respuesta será más rápida.

 

Además, también impactará de manera positiva en tu equipo de trabajo. Con la implementación de un software adecuado vas a ver:

 

●      Aumento de la productividad: Al liberar a tus colaboradores de tareas repetitivas para que puedan usar ese tiempo en trabajos de más valor

●      Mayor coordinación: Al tener acceso a información oportuna y relevante y, también, al saber quién tiene asignadas las gestiones cada vez que sea necesario.

 

Entonces, la clave está en contar con un software que simplifique las tareas de tu estudio contable y automatice los procesos repetitivos. De este modo, obtendrás una visión integral generando un impacto positivo tanto en clientes internos como externos.

  3 acciones que puedes automatizar con Plan In para mejorar la experiencia del cliente

Desde Plan In trabajamos con el objetivo de simplificar las tareas de tu estudio contable para que seas más productivo. Por eso nuestra plataforma, será tu aliada en la transformación digital de tu estudio. Por ejemplo, puedes automatizar:

Consulta de información individual de cada uno de tus clientes

Con Plan In vas a ofrecer un Portal de Clientes donde cada uno podrá acceder 24x7 desde cualquier dispositivo solo con su CUIT y clave. Sin necesidad de comunicarse al estudio accederá a:

-       ficha con información tributaria,

-       documentación societaria y balances clasificada de modo automático por ejercicio fiscal y CUIT como exige AFIP para subirlo a su plataforma,

-       todas las declaraciones juradas enviadas por la herramienta,

-       gestión de Planes de pago,

-       certificados de no retención,

-       acceso a su ventanilla fiscal electrónica de AFIP.

 

 Alerta mensual de vencimientos

 

Gracias al resumen de vencimientos puedes designar un listado de clientes a los que debemos notificar. Desde la plataforma y de modo automático, el primer día de cada mes enviaremos un correo electrónico a esos clientes con las obligaciones que vencerán en ese período.

Comunicaciones frecuentes

Una de las tareas que más tiempo consumen en el día a día de tu estudio contable es el envío de notificaciones a clientes. Para hacer más simple este proceso creamos la funcionalidad “Listas de Comunicaciones”, con ella agrupas a clientes según un criterio y luego le asignas un modelo de mensaje.

 Tan solo en 2 clics vas a poder informar a tus clientes sin tener que redactar el mensaje y elegir destinatario uno por uno. Y, lo más importante, el cliente va a recibir un correo electrónico personalizado.

 

En conclusión,

 Como vemos, la automatización de las tareas de tu estudio contable es una acción que mejora los procesos, pero sin despersonalizar la experiencia de tus clientes. 

 La transformación digital es vital para que tu estudio contable pueda mantenerse y crecer. Con Plan In puedes modernizar tu estudio, porque es una plataforma que tiene una rápida curva de aprendizaje, ya que tan solo en 3 días puedes estar trabajando con ella.

Plan In es esa herramienta que necesitas, ponte en contacto y solicita tu demo gratuita