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El flujo de trabajo (workflow) es una secuencia organizada de actividades necesarias para completar una tarea específica de principio a fin. Cada etapa del proceso tiene un paso anterior y uno posterior, salvo el primero y el último. Los flujos de trabajo pueden involucrar a uno o varios miembros del equipo, herramientas digitales o incluso otros procesos empresariales.

En este contexto, flujos de trabajo automatizados es una pieza clave dentro de la mejora continua en cualquier organización. 

En este artículo, te explicamos qué es un flujo de trabajo, por qué resulta esencial para aumentar la eficiencia y qué características debe tener un software de gestión para optimizar cada paso del proceso.

 

¿Qué es un flujo de trabajo?

El flujo de trabajo (workflow) es una serie de actividades necesarias para completar una tarea. Cada instancia del flujo tiene un paso previo y uno siguiente, salvo el primer y último paso. Un flujo de trabajo completo puede involucrar a uno o varios miembros del equipo, herramientas o incluso otro proceso empresarial.

En un flujo de trabajo lineal, un evento externo, como una compra, puede iniciar un proceso de facturación. En un flujo con estructura en bucle, el ciclo se reinicia una vez completado el último paso.

 

La importancia de un buen flujo de trabajo y sus beneficios

Contar con un flujo de trabajo bien gestionado garantiza que los procesos de negocio más importantes se desarrollen de forma correcta y eficiente. A través de plataformas como Plan In, es posible hacer un seguimiento del workflow y liberar al equipo de tareas repetitivas mediante la automatización.

Entre los beneficios más destacados se encuentran:

 

• Mejora de las operaciones

Definir las actividades necesarias para completar una tarea facilita la revisión de los procesos internos y garantiza que las responsabilidades estén asignadas al miembro del equipo correcto y en el tiempo adecuado.

 

• Eliminación de acciones innecesarias

La gestión eficiente del flujo de trabajo permite visualizar todo lo que sucede desde el principio hasta el final mediante un diagrama de flujo. 

De este modo, se identifican procesos manuales redundantes y se optimiza la operativa automatizando tareas que no aportan valor.

 

• Automatización de los procesos

Gracias a herramientas especializadas, es posible establecer flujos de trabajo automatizados que definen cuándo una tarea ha sido completada y cuándo puede comenzar la siguiente. Esta automatización reduce errores humanos y agiliza los procesos.

 

Características de la herramienta adecuada para organizar el workflow 

Un sistema de gestión adecuado debe responder a las necesidades del equipo y potenciar la gestión de proyectos. Las siguientes son algunas características clave que debe ofrecer un software de gestión como Plan In.

 

Panel de trabajo

Contar con un panel que brinde trazabilidad es esencial para gestionar el workflow. Un buen sistema de gestión permite visualizar qué tareas están pendientes, quién es responsable de cada actividad y cuánto tiempo toma cada proceso.

 

 

Amplio abanico de automatizaciones

Es importante, a la hora de elegir una plataforma, evaluar la capacidad de automatizar tareas que tiene la herramienta.

En el caso de Plan In cuenta con automatizaciones pensadas de forma específica para la actividad contable. Como:

 

• Alerta mensual de vencimientos: Envía correos electrónicos automáticos a clientes con las obligaciones próximas a vencer.

 

• Comunicaciones frecuentes: Agrupa clientes según criterios específicos, asigna un modelo de mensaje y envía notificaciones programadas.

 

• Portal de clientes: Facilita la autogestión y reduce consultas telefónicas o por correo electrónico.

Estas funcionalidades automatizan tareas repetitivas, liberando al equipo de trabajo para que se concentre en actividades de mayor impacto.

 

Análisis de desempeño y performance

Un análisis eficiente del rendimiento permite mejorar los procesos continuamente. Obtener estadísticas sobre el desempeño de los miembros del equipo, tiempos invertidos y resultados facilita la toma de decisiones informada.

 

Así es como se ve el panel de estadísticas y reportes en la versión Estudio de Plan In. 

 

Posibilidad de realizar ajustes de forma simple

Los imprevistos son inevitables en los procesos empresariales. Por ello, es fundamental que la herramienta permita realizar ajustes rápidos. Un ejemplo común es la falta de un colaborador, lo que puede interrumpir el flujo. Un software adecuado permite reasignar tareas para garantizar que el proceso continúe según lo planeado.

 

El flujo de trabajo, un aliado de la productividad

Implementar un sistema eficiente de gestión de proyectos mediante flujos de trabajo ayuda a minimizar errores, maximizar la productividad y mejorar el control sobre los procesos de negocio.

Contar con una plataforma de Project Management que permita organizar, gestionar y dar trazabilidad a las tareas es clave para aumentar la eficiencia en tu organización.

¿Quieres saber cómo Plan In puede transformar la gestión del flujo de trabajo en tu empresa? Ponte en contacto y solicita una demo gratuita.