Blog

Conoce por qué es importante la trazabilidad de gestiones para implementar formas de trabajo versátil con éxito y cuáles son los 7 pasos para desarrollar esta acción. 

La trazabilidad de gestiones consiste en realizar un seguimiento, registrar y documentar cada paso del proceso contable de manera sistemática y detallada. Esta práctica hace más simple la tarea tanto a supervisores como al equipo, ya que permite obtener datos precisos para detectar errores y garantizar la calidad de los servicios.

En este artículo profundizamos sobre este concepto y su importancia para adaptar la forma de trabajar de tus colaboradores. Además, compartiremos contigo los 7 pasos fundamentales para poder implementarla con éxito en tu estudio contable. 

 

¿Qué es la trazabilidad de gestiones en estudios contables y cuál es su importancia?

La trazabilidad de las gestiones en estudios contables es la capacidad de seguir el rastro de una gestión desde que se origina hasta que se concluye, pasando por todos sus puntos intermedios. Esto incluye información como la fecha y hora de creación, el responsable, los pasos realizados, los documentos generados, etc.

En una actividad donde la precisión es esencial, la trazabilidad de gestiones se convierte en el faro que guía a los estudios contables. Ya que esta práctica, muy a menudo subestimada, es esencial para garantizar la integridad de los datos, la calidad del servicio y la toma de decisiones informadas.

La trazabilidad de gestiones permite rastrear el flujo de información desde su origen hasta su destino final, lo que facilita la identificación de errores o discrepancias. Esto se traduce en un mayor control sobre las actividades contables, reduciendo los riesgos y mejorando la eficiencia.

 

Por qué la trazabilidad de las gestiones es requisito para trabajar con versatilidad

En los últimos años, ofrecer modalidades de trabajo más flexibles se ha convertido en un pilar fundamental para la productividad y la satisfacción de los empleados. Por eso, ofrecer la posibilidad de trabajar de forma remota o híbrida puede convertirse en una gran ventaja.

Pero, ¿cómo lograr esta adaptación de manera efectiva? La respuesta está en la trazabilidad de las gestiones. Esto es gracias a que permite el seguimiento meticuloso de las actividades, más allá de dónde se desarrollen. 

Para lograrlo es preciso contar con un proceso estandarizado mediante una herramienta tecnológica pensada con base en las particularidades de la actividad contable. 

De este modo, la trazabilidad ayudará a tener una visión completa de las tareas en curso. Contribuyendo a la vez facilitar la redistribución de recursos y la asignación de responsabilidades de manera eficiente. Esto se traduce en una mayor capacidad de adaptación a las demandas cambiantes.

Además, la información detallada recopilada brinda la base para la automatización inteligente de procesos, optimizando aún más la gestión de formas más versátiles de trabajar.

En resumen, la trazabilidad de las gestiones, además de permitir una modalidad de trabajo más flexible, también es un motor de mejora continua en la toma de decisiones y la eficiencia operativa. 

 

7 pasos para asegurar la trazabilidad de las gestiones en formas de trabajo versátiles

Para asegurar la trazabilidad de las gestiones en estudios contables, es fundamental seguir estos 7 pasos:

1. Definir objetivos claros

Antes de implementar herramientas para lograr la trazabilidad de las gestiones, es imprescindible establecer objetivos concretos y alineados con las nuevas formas de trabajo. Es preciso preguntarse qué buscamos, ¿mejorar la productividad, reducir errores o incrementar la adaptabilidad?

Al definir estas metas podrás tener en claro los criterios a la hora de elegir el software acorde a tus necesidades. 

 

2. Elegir herramientas adecuadas

Teniendo en cuenta los objetivos definidos en el paso anterior, llega la hora de elegir la herramienta que te permita lograr la trazabilidad. Puedes apostar por un software de seguimiento de proyectos, sistemas de gestión documental y aplicaciones de seguimiento de tiempo. 

Sin embargo, lo ideal es contar con una herramienta completa que te permita realizar el seguimiento de las actividades y registrar el tiempo que insumió cada una de ellas. También que, a la vez, cuente con un sistema automatizado de guardado y organización de los documentos generados. Además, si la plataforma incluye funcionalidades específicas para la actividad contable, el proceso se puede realizar de forma completa usando un mismo sistema. Plan In reúne todas esas características para ayudarte a tener trazabilidad de las gestiones de tu estudio. 

 

3. Capacitar a los colaboradores

La adopción efectiva de la trazabilidad de las gestiones depende en gran medida de la capacitación de los colaboradores y de que la herramienta sea intuitiva. 

Es fundamental que comprendan cómo utilizar las herramientas y cómo su trabajo se relaciona con los objetivos de trazabilidad. Ayudarles a entender la necesidad de registrar el tiempo que insume cada tarea o poner información relevante en el campo de “Observaciones” resulta clave para los tomadores de decisiones. 

Por eso es recomendable que el software elegido tenga una lógica similar a la de las herramientas que están acostumbrados a usar, como es el caso de Plan In. De esta forma, el proceso de aprendizaje será más simple y ágil, logrando promover la colaboración y la eficiencia.

 

4. Estandarizar procesos

Establecer procesos y flujos de trabajo estandarizados es un elemento clave para asegurar la coherencia en las operaciones. La estandarización facilita el seguimiento y la recopilación de datos precisos, lo que contribuye a una trazabilidad efectiva.

Por ejemplo, Plan In te permite estandarizar los procesos de tu estudio. Hasta incluso puedes implementarlo como un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) para certificar normas internacionales como la ISO 9001.

 

5. Tener registro de todas las gestiones

Cada actividad, tarea o cambio debe ser registrado de manera sistemática. Esto incluye documentos, comunicaciones y cualquier modificación en los proyectos. 

No solo se trata documentar las gestiones, sino también de tener un seguimiento del Grado de Avance de las actividades. De esta forma, tanto el usuario como el supervisor logran una visión clara de los pendientes y los cumplidos. 

 

6. Automatizar

Este aspecto desempeña un papel fundamental en la simplificación de la trazabilidad. Utiliza herramientas para registrar automáticamente ciertas actividades y eventos, reduce la carga manual y minimiza los riesgos de error humano.

 

7. Monitorear y analizar datos

La trazabilidad no se limita a la recopilación de datos, sino que también involucra su análisis. Realiza un seguimiento constante de los indicadores clave de desempeño (KPI) relacionados con los objetivos de trazabilidad. Utiliza estos datos para tomar decisiones informadas y llevar a cabo mejoras continuas en tus operaciones de estudio contable.

 

En conclusión, para adaptar la forma de trabajar a las necesidades de tus colaboradores, la trazabilidad de las gestiones es un factor crítico. Esto es posible gracias a que, apoyándose en la tecnología, permite mantener el control, la eficiencia y la calidad en los estudios contables.

Por eso hemos creado Plan In, una plataforma que te permite realizar un seguimiento detallado de cada gestión e información cuantitativa y cualitativa precisa. 

¿Tu estudio contable necesita implementar la trazabilidad de las gestiones para trabajar de forma más eficiente?, solicita tu demo.