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El flujo de trabajo estandarizado es una secuencia de actividades que se desarrollan siempre de la misma manera para completar una tarea concreta.

Para crear un flujo de trabajo estandarizado para la actividad contable y de outsourcing, la tecnología aparece como una gran aliada. Aquí te contamos cómo esta combinación puede mejorar la eficiencia de tu trabajo y a la vez brindar muchas otras ventajas.  

¿Qué es un flujo de trabajo estandarizado?

El flujo de trabajo estandarizado es una secuencia de actividades que se desarrollan siempre de la misma manera para completar una tarea concreta.   

Con su implementación ayuda a que, sin importar quien realice la actividad, siempre se consigan los mismos resultados.  

Un proceso de flujo de trabajo estandarizado suele incluir:

⦁ Una entrada: Que puede ser la asignación de una tarea a un colaborador.

⦁ Una transformación: Es la realización de una acción específica. Podría ser el informe de cumplimiento de una obligación.

⦁ Una salida: Podría ser el cambio de estado de la tarea cuando ha sido completada o está lista para el próximo paso. 

 

La representación visual del flujo de trabajo estandarizado es un diagrama en papel o digital. Sin embargo, a través de las plataformas de productividad es posible automatizar  flujos de trabajo para que tus colaboradores puedan completar sus tareas con facilidad y autonomía.

5 beneficios del flujo de trabajo estandarizado

 

Un flujo de trabajo estandarizado permite una mayor adaptabilidad del equipo y contribuye a hacer posible la escalabilidad de la organización. Además, brinda muchos otros beneficios como los que nombramos a continuación:

1. Aumenta la productividad

A través de un flujo de trabajo estandarizado están definidos de forma clara los pasos a seguir, reduciendo los retrasos o pérdidas de tiempo. 

 

A su vez, agiliza los procesos y, gracias a la automatización, permite eliminar tareas manuales y repetitivas. De este modo, tu organización será más productiva gracias a procesos más ordenados. 

 2. Reduce el retrabajo y la microgestión

Por otra parte, un flujo de trabajo estandarizado a través de una herramienta de gestión, como Plan In, permite tener una visión completa del proceso con registros de quién hizo, qué y en qué momento. Esto permite eliminar las tareas duplicadas.

 

En tanto, a la vez, reduce la microgestión, ya que cada colaborador ve qué tareas están bajo su responsabilidad. Lo cual hace más simple la supervisión del equipo de trabajo, porque no es necesario vigilar de cerca las acciones de cada colaborador, porque el control puede realizarse desde el panel de operaciones. 

3. Permite obtener información para la toma de decisiones

Un flujo de trabajo estandarizado a través de una plataforma permite obtener reportes con datos cuantitativos y cualitativos que permiten tomar decisiones basadas en información. 

 

En el caso de Plan In, los supervisores pueden acceder a indicadores cuantitativos de performance del Estudio en general y de cada usuario en particular. 

 

Mientras que a través de los comentarios que cada colaborador puede dejar en el Panel de Operaciones, puede evaluar de forma cualitativa el desempeño. Un caso sería, por ejemplo, un colaborador que completa su tarea de forma tardía. Si evaluamos su performance en tiempo podemos suponer un mal desempeño, pero si lo complementamos con la observación que cargó en el Panel de Operaciones, podemos ver por qué se retrasó. Una posibilidad es que no haya recibido la documentación en tiempo y forma y eso impidió que cumpliera con los plazos previstos.  

 

De este modo, los tomadores de decisiones pueden apoyarse en información real a la hora de evaluar desempeño y productividad del negocio.

 

4. Automatiza tareas repetitivas

De la mano con la productividad, se encuentran las automatizaciones. Las tareas manuales repetitivas pueden ser eliminadas a través de la implementación de un flujo de trabajo estandarizado y así generar un ahorro de tiempo. 

 

Para la actividad contable y de outsourcing, Plan In ofrece grandes ventajas. Por poner un ejemplo, cuando un colaborador informa el cumplimiento de una obligación a través del Panel de Operaciones, se producen 4 impactos:

⦁ Plan In envía un correo electrónico con el formato pre cargado, 

⦁ almacena el documento en la nube, 

⦁ reporta el tiempo que insumió la tarea y se lo imputa al cliente, 

⦁ cambia el estado.

Todo esto de forma automática. 

 

También, gracias a la carga inicial de clientes, sus obligaciones y el operador que estará a cargo, se automatizan el envío de notificaciones por correo electrónico. 

 5. Coordina el trabajo con facilidad

A través de un flujo de trabajo estandarizado mediante herramientas tecnológicas como Plan In, los supervisores pueden coordinar el equipo de trabajo de forma simple.

 

A través del Panel de Operaciones, los supervisores pueden ver el estado de cumplimiento de las actividades filtrando por cliente, revisar los comentarios que dejan los colaboradores en la columna de observaciones y, en caso de necesitarlo, reasignar tareas a otra persona. Todo en una sola pantalla y en un par de clics. 

 

El flujo de trabajo estandarizado, una herramienta necesaria para liderar equipos

Como vemos, un flujo de trabajo estandarizado permite liderar equipos de forma eficiente y, en este punto, la tecnología aparece como una pieza clave para su implementación. 

 

Para lograrlo puedes utilizar un project management como Plan In que te permite:

⦁ tener trazabilidad de todo lo que sucede en tu organización, 

⦁ automatizar procesos repetitivos, 

⦁ desde una sola pantalla tener una visión integral del avance de los procesos, 

⦁ evaluar la productividad y rentabilidad por cliente, 

⦁ obtener información cuantitativa y cualitativa para tomar decisiones y mucho más. 

 

Sabemos que hay gran cantidad de herramientas que ofrecen funcionalidades similares, sin embargo, Plan In brinda a quienes trabajan en la actividad contable y de outsourcing características adecuadas a la industria. No solo eso, sino que ha sido creada con una estética visual similar a las herramientas de uso habitual. 

 

De este modo, la tecnología aparece como un habilitador de los flujos de trabajo estandarizados.

 

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