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Renovamos nuestro compromiso de hacer más eficientes las tareas de tu estudio contable. En esta ocasión, hemos implementado 4 nuevas mejoras en nuestra plataforma para optimizar tus flujos de trabajo y mejorar el reporte de productividad, la calidad de la información y el envío de notificaciones a tus clientes.

Comienza a disfrutar de la ventaja de utilizar estas nuevas funcionalidades que serán claves para mejorar la productividad, la calidad de la información y hacer más eficiente el envío de notificaciones a clientes.

 

1) Nuevo Estado para clasificar el trabajo: En Proceso

Mediante los estados puedes evaluar el cumplimiento del estudio a nivel general y de cada usuario en particular. A partir de ahora puedes usar el nuevo estado: En proceso. Este indica que dicha actividad (sea obligación o tarea) está siendo procesada para el envío.

Por ejemplo, las obligaciones sí o sí conllevan el envío de una notificación vía correo electrónico. Por su parte, las tareas internas pueden incluir o no el envío de un e-mail, según lo decida el usuario.

Si bien el estado “En proceso” no impacta en el reporte de performance del estudio, tiene la gran ventaja de darte la certeza de que el envío se hizo de forma efectiva.

Este nuevo estado no afecta directamente el reporte de productividad, pero ofrece un beneficio importante: te asegura que el envío de la notificación se ha realizado correctamente, sin necesidad de comprobarlo manualmente. Y, en caso de error, te brinda la posibilidad de poder gestionarlo en el Buzón de Salida que presentamos a continuación.

 

2) Sumamos el Buzón de Salida

El Buzón de Salida es una nueva funcionalidad que complementa el estado "En Proceso". Desde ahora, podrás visualizar todos los mensajes enviados a través de Plan In, ya sea por correo electrónico o mensajería interna. Si un mensaje no ha sido enviado, se clasificará como "Error", y podrás corregir el problema desde este buzón.

 

Menú donde encontrarás el Buzón de Salida

 

Así luce la pantalla donde podrás revisar el estado de cada envío. 

 

Este buzón almacena las comunicaciones enviadas en los últimos 60 días, lo que te facilita su gestión. Además, aunque tengas acceso al buzón de salida, seguirás contando con un respaldo de los correos enviados en tu casilla personal.

Pero, ¿qué puede impedir que se envíen los correos?

• Problemas con la conexión a internet.
• Un cambio de contraseña en el correo electrónico no actualizado en la plataforma
• Una dirección de correo del usuario que no pudo validarse de forma correcta,
• Configuración incorrecta del correo saliente, entre otros.

Lo más importante es que podrás solucionar estos problemas y reenviar los mensajes sin complicaciones desde el Buzón de Salida.

 

3) Más indicadores para generar reportes de productividad

 Anteriormente, cada cliente solo podía estar vinculado a un Grupo Económico. Es decir, identificábamos con un mismo Grupo Económico a distintos clientes (personas jurídicas o físicas vinculadas entre sí) por alguna actividad económica, socio o socios del “grupo”.

Ahora, hemos transformado esta funcionalidad en Etiquetas de Clientes, lo que te permitirá asociar más de una etiqueta por cliente y generar un reporte de productividad mucho más preciso.

Menú donde podrás ver “Etiquetas de clientes”

 

De este modo podrás administrar las “Etiquetas de Clientes”

 

Esta modificación no es solo descriptiva, sino que nos va a permitir asociar más de una etiqueta por cliente, ampliando la posibilidad de segmentación o clasificación.

Con esta mejora, puedes:

• Agrupar a una determinada parte de la cartera: La funcionalidad Grupo Económico mantendrá su misión inicial de reunir a una parte específica de la cartera que está vinculada bajo el mismo abono. 
• Evaluar la rentabilidad de un tipo de servicio que brindamos: Como puede ser cuando trabajamos bajo modalidad outsourcing, prestando servicios para distintos clientes no vinculados entre sí. Por ejemplo, podemos conocer qué dedicación requiere la tarea y saber si nos resulta rentable o no.
• Análisis de rentabilidad por proyectos: Una etiqueta puede ser un proyecto de trabajo específico en el que están involucrados diversos actores y que contiene varias actividades (sean obligaciones o tareas). Con la nueva funcionalidad podemos hacer que todas queden vinculadas para evaluar los niveles de cumplimiento, como así los tiempos que insumieron. 

Así, en infinitas combinaciones más, de acuerdo a lo que deseemos conocer. Lo que hay que destacar es que gracias a las Etiquetas ahora cuentas con muchas más variables para, por ejemplo, medir la performance, crear las Listas de Comunicación, entre otras

.

4) Documentos compartidos en el Portal de Clientes

Incorporamos esta funcionalidad para que puedas intercambiar con tus clientes documentos a través del Portal de Clientes.

¿Cómo funciona? El cliente inicia sesión en el Portal de Clientes con su CUIT, usuario y clave e ingresa en la sección Documentos compartidos. Allí podrá cargar el documento que precise y luego de subirlo, Plan In envía un correo electrónico con el link de acceso al archivo. 

También podrá ser usado desde el estudio para enviar documentos al cliente.

Vista de la pantalla de documentos compartidos.

 

Esta funcionalidad podrá ser utilizada como cualquier aplicación de transferencia de archivos. La ventaja es que tiene una velocidad de carga rápida y que es excelente para archivos grandes de hasta 20 MB. 

 Tanto tú como tus clientes podrán acceder al archivo cargado por el plazo de 7 días, cumplido ese período el link de descarga caduca.

 

¡BONUS! Cambio en el criterio de selección de contactos para alertas y comunicaciones

Esta no es una nueva funcionalidad, pero sí una mejora clave que hará que el uso de Plan In sea más ágil y efectivo. 

Hasta el momento, al ingresar en cualquier configuración que asocia contactos, tildaba a todos los que estaban vinculados al cliente en su agenda de manera automática. Con el cambio de criterio, al crear una Alerta o Comunicaciones a Listas solo se tildará el primer contacto. 

Con esta modificación buscamos que cada usuario pueda elegir a quién desea enviar el mensaje para mejorar la performance de los envíos. 

Pero, ¿cada vez que hagas un envío deberás realizar la selección? No, porque la selección queda guardada en la plataforma para futuras ocasiones.  

 

En conclusión

Como ves, cada una de las mejoras están pensadas para que cada gestión sea más simple y que puedas potenciar la productividad de tu estudio. 

Si te quedaron dudas, escríbenos a conecta@plan-in.net.