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El mundo empresarial ha cambiado radicalmente con la tecnología en las últimas décadas, y una de las innovaciones más relevantes ha sido el modelo SaaS (Software como Servicio).

En este artículo, te explicamos qué es SaaS y cómo este modelo puede traer importantes beneficios a tu estudio contable, especialmente frente a software tradicionales y software locales que requieren mantenimiento constante.

 

¿Qué es SaaS?

En esencia, SaaS es un modelo de entrega de software basado en la nube. En lugar de adquirir y mantener software de forma tradicional, los usuarios acceden a las aplicaciones empresariales a través de conexión a Internet, pagando por su uso o mediante suscripciones.

Es decir, con este modelo los usuarios finales no deben ocuparse de aspectos técnicos como pueden ser las actualizaciones automáticas, sino solo de obtener el mayor provecho de la aplicación. Esto permite una mejor experiencia del usuario y mayor flexibilidad en su uso.

Será por eso que este modelo se ha expandido tanto en los últimos años. Si revisas tu día a día, constantemente utilizamos plataformas tipo SaaS: correo electrónico, aplicaciones de Google, un Portal de Clientes o paquetes como Microsoft 365, incluyendo Excel, todo alojado en centros de datos basados en la nube.

 

¿Cómo funciona el SaaS?

El modelo SaaS opera a través de servicios en la nube, donde los proveedores de software alojan las aplicaciones y los datos en servidores externos o propios. Una vez suscrito, solo necesitas acceder a la aplicación a través de un navegador web mediante un registro e inicio de sesión.

Así, el modelo simplifica la gestión de actualizaciones automáticas y mantenimiento para los usuarios finales, ya que son los proveedores de SaaS quienes se encargan de esos aspectos.

 

7 características del modelo SaaS que lo hacen muy conveniente

Las siguientes son algunas de las principales razones por las que el SaaS es tan conveniente, tanto desde un punto de vista económico como funcional:

 

1. Costos iniciales más bajos

Con SaaS, los costos iniciales son mucho más bajos, ya que no necesitas invertir en licencias, instalaciones o infraestructura del software contable.

 

2. Previsibilidad de costos

El modelo de suscripción de SaaS permite una previsibilidad del gasto, gracias a los niveles de servicio acordados. De esta forma, se paga un abono de acuerdo al servicio contratado, evitando gastos extras.

 

3. Implementación rápida

Con solo iniciar sesión, puedes empezar a utilizar la plataforma sin complicados procesos de instalación. Al trabajar desde la nube, el despliegue es 100% remoto. Garantizando que puedas comenzar a usarlo en muy poco tiempo.

 

4. Escalabilidad a demanda

El SaaS permite agregar funcionalidades adicionales o usuarios fácilmente, adaptándose a las necesidades de tu negocio. Es un modelo SaaS flexible, que facilita pasar de un abono básico a uno premium según se necesiten más servicios o usuarios.

 

5. Accesibilidad desde cualquier dispositivo

Al estar basado en la nube, puedes acceder a las aplicaciones desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, facilitando el trabajo remoto o híbrido.

Herramientas tecnológicas de un contador, como Plan In, permite saber todo lo que sucede en el estudio desde cualquier lugar.

 

6. Datos y reportes en tiempo real

Como mencionamos en el punto anterior, el acceso remoto permite ver qué sucede en el estudio contable en tiempo real. 

A la vez, los reportes generados por este tipo de soluciones SaaS contribuyen a la toma de decisiones basada en datos actualizados.

 

7. Actualizaciones automáticas

El SaaS garantiza que siempre utilices la versión más actualizada del software, mejorando la funcionalidad y seguridad. Esto es vital para estudios contables, donde la información debe mantenerse precisa y actualizada en función de normativas y vencimientos.

 

Ejemplos de aplicaciones SaaS y su uso en estudios contables

El uso de SaaS es cada vez más frecuente en los estudios contables, con herramientas especialmente diseñadas para mejorar la eficiencia operativa y la experiencia del cliente. A continuación, se presentan algunos ejemplos clave:

 

• Herramientas de colaboración

Suites como Microsoft 365, que incluyen Excel, permiten compartir documentos y trabajar en equipo de manera remota. Sin embargo, su principal desventaja es que estas soluciones carecen de automatizaciones específicas que simplifiquen los flujos operativos de un estudio contable. 

Es aquí donde un proveedor de servicios pueden ofrecer ventajas, al integrar funcionalidades orientadas a la colaboración y gestión tributaria en tiempo real.

 

• ERP (Enterprise Resource Planning)

Los ERP son sistemas que permiten automatizar gran parte de las prácticas empresariales relacionadas con los procesos operativos y productivos, como compras, producción, logística, finanzas, recursos humanos, servicios y proyectos. También son fundamentales para implementar estrategias de marketing digital y optimizar la atención al cliente.

Aunque los ERP pueden ser útiles en el sector contable, su enfoque principal está orientado a la gestión interna, lo que significa que no siempre responden de forma adecuada a las necesidades de los estudios contables. 

 

• Software de gestión de proyectos (PMS)

Un Project Management Software, como Plan In, se enfoca en automatizar y estandarizar los procesos internos del estudio, incrementando la eficiencia del trabajo en equipo y mejorando la comunicación con los clientes. Estas herramientas permiten gestionar tareas, vencimientos y nuevas obligaciones desde una plataforma colaborativa. Además, ofrecen niveles de servicio adaptables, desde funciones básicas hasta herramientas avanzadas de reporting y control de tiempos.

La capacidad de operar desde cualquier lugar con conexión a Internet hace que este tipo de software sea ideal para entornos híbridos. Al utilizar soluciones SaaS, los estudios se benefician de actualizaciones automáticas y funcionalidad específica para contadores, asegurando que siempre trabajen con la información más actualizada. 

De esta forma, los proveedores de SaaS garantizan la integración de normativas y regulaciones vigentes, eliminando errores y mejorando la confiabilidad del servicio.

 

Por qué usar una herramienta SaaS específica para contadores

En el caso de Plan In, no es solo una herramienta de gestión, sino una plataforma con funcionalidades específicas para contadores:

• Usuarios: Acceden a un dashboard con agenda filtrada por contribuyente y obligaciones, dejando comentarios y registrando tiempo dedicado a cada cliente.

• Supervisores: Gestionan el desempeño del equipo y realizan seguimientos detallados del cumplimiento, apoyando en la mejora continua. Además de poder definir el Seniority y Organigrama de los miembros del equipo.

• Clientes: A través del Portal de Clientes, pueden acceder a su documentación y estados tributarios en cualquier momento, mejorando la comunicación y reduciendo tiempos administrativos.

 

Adopta el modelo SaaS y optimiza tu estudio contable

En conclusión, adoptar una plataforma SaaS como Plan In es un paso crucial para modernizar las operaciones de tu estudio contable. La flexibilidad que ofrecen los servicios en la nube hacen de este modelo la mejor opción para mejorar la experiencia de tus usuarios.

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