En el día a día de un estudio contable, la comunicación eficiente con clientes y colaboradores es clave. Sin embargo, muchos estudios enfrentan problemas habituales: mensajes que no llegan, correos en spam o direcciones mal configuradas.
Para evitar estos errores y mejorar la trazabilidad de la gestión, es fundamental entender cómo funciona la configuración de correo en Plan In. Para así, poder aprovechar correctamente cada uno de los usos posibles en la herramienta.
Sin embargo, también existen otras buenas prácticas que te ayudarán a tener una comunicación más eficiente con tus clientes. Como puede ser, contar con un mail con dominio propio del estudio o incentivar a tus clientes a usar la APP Plan In.
En este artículo te mostramos todo lo que necesitas saber para configurar de forma correcta tus correos.
Tipos de direcciones de correo electrónico en Plan In
En el sistema existen tres tipos principales de correos electrónicos, cada uno con un rol específico. Conocerlos y configurarlos correctamente evita confusiones y asegura una comunicación fluida tanto dentro del estudio como con los clientes.
1. Correo de usuario
¿Qué es?
Es la dirección que identifica de forma única a cada usuario del sistema.
¿Por qué es importante?
- No puede repetirse: un mismo correo no puede estar asignado a más de un usuario.
- Sirve para recuperar los datos de acceso en caso de olvido.
- Se utiliza en la gestión de tickets con el equipo de soporte de Plan In (soporte@plan-in.net).
¿Dónde se configura?
Configuración → Usuarios → Campo “Correo de usuario”.
Ejemplo: Si Juan Pérez es usuario del sistema, su correo de usuario podría ser juan.perez@empresa.com. Aunque más adelante cambie su correo de envío, este seguirá siendo su identificador principal para acceso y soporte.
2. Correo para hacer envíos
¿Qué es?
Es la dirección desde la cual se enviarán las notificaciones y comunicaciones del usuario hacia los clientes.
¿Cuáles son sus características principales?
- Cada usuario debe tener un único correo de envío.
- A diferencia del correo de usuario, este sí puede ser compartido entre varios usuarios.
- Modos de uso habituales:
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- Un único correo para todo el estudio (ej: info@estudio.com). Este correo puede coincidir o no con el correo de envío de un usuario.
- Un correo por área específica (ej: impuestos@estudio.com).
- Un correo exclusivo para cada usuario (ej: maria.gomez@estudio.com).
¿Dónde se configura?
Para configurar el correo de usuario debes seguir los siguientes pasos:
Configuración → Usuarios → Campo “Correo de envío”.
Mientras que para cargar el correo de envío del estudio, debes hacerlo así:
Configuración → Datos de cuenta → Campo “Correo para hacer envíos”.
Usos recomendados para el correo de envío del estudio:
- Notificaciones institucionales masivas: Comunicaciones → Notificaciones masivas
- Envío automático del calendario de vencimientos: Configuración → Alertas automáticas
Importante: para que funcione, es obligatorio validar la dirección de correo haciendo clic en el enlace enviado con el asunto “Plan In – Solicitud de verificación de dirección de correo electrónico” desde info@plan-in.net.
3. Correo de contacto de cliente
¿Qué es?
Es la dirección asociada a cada contacto registrado para un cliente en el sistema.
¿Desde dónde se administra?
- Configuración → Contactos.
- Configuración → Clientes.
Así, podrás asegurarte de enviar notificaciones por correo a la persona indicada.
Recomendaciones para una configuración efectiva
- Mantén todos los correos actualizados para evitar fallas en la comunicación.
- Valida siempre los correos de envío.
- Define una estrategia clara:
- ¿Un correo único para todo el estudio?
- ¿Un correo por área?
- ¿Correos individuales para cada usuario?
- Revisa la bandeja de spam y agrega info@plan-in.net como remitente seguro.
Preguntas frecuentes sobre la configuración de correo en Plan In
Aunque la configuración es sencilla, surgen dudas habituales que pueden afectar la comunicación con tus clientes.
Aquí respondemos las más comunes para que resuelvas cualquier inconveniente rápidamente.
1. El cliente me dice que no recibió el correo. ¿Qué hago?
- Verifica en Buzón de notificaciones si figura como “enviado”. Si está allí, el sistema lo entregó correctamente al servidor del destinatario.
- Si no llegó a la bandeja de entrada del cliente, puede ser por:
-
- Correo rebotado: revisar mensaje de rebote en tu bandeja.
- Correo marcado como spam: solicita al cliente que cree dos reglas de correo:
1 – Aceptar siempre mensajes de tu dirección y que NUNCA vayan a spam
2 – Aceptar siempre mensajes desde @awsconsole.com y que NUNCA vayan a spam
Luego de armada la regla, prueba enviando una tarea desde el sistema con asunto y cuerpo de mensaje y verifica con el cliente que le haya llegado a su bandeja de entrada.
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- Demora del proveedor: suele ocurrir con cuentas gratuitas (ej: Gmail).
Recomendación: Usar correos con dominio propio (ej: usuario@estudioperez.com.ar) para mayor confiabilidad.
2. ¿Qué es un correo con dominio propio y por qué es mejor?
Un dominio propio es la parte que aparece después del “@” y está personalizado (ej: juan@estudioperez.com.ar).
Ventajas:
- Mayor reputación frente a proveedores (Gmail, Outlook, Yahoo).
- Menor riesgo de caer en spam.
- Entrega más rápida y confiable.
- Imagen profesional del estudio.
3. ¿Qué pasa si cambio el correo de envío?
Puedes hacerlo desde Configuración → Usuarios. Recuerda siempre validarlo nuevamente para que las notificaciones salgan correctamente.
4. ¿Se puede usar el mismo correo de envío para varios usuarios?
Sí. Por ejemplo, todo el equipo impositivo puede usar impuestos@estudio.com. Esto facilita la comunicación unificada con clientes y evita confusiones.
La fórmula para una comunicación ordenada, trazable y segura
Desde Plan In sabemos que es todo un desafío mantener una comunicación profesional y ordenada con tus clientes. Para ayudarte hemos creado la APP Plan In. Con ella, los clientes de tu estudio podrán recibir notificaciones push en su celular con las declaraciones juradas para pagar, pedidos de información, etc. A la vez, les permite ver balances, vencimientos, actas y más, reduciendo la dependencia del correo electrónico y los problemas de spam.
Si buscas establecer una comunicación profesional, sin pérdidas de información y con confirmación inmediata de recepción, te recomendamos combinar estas 3 acciones:
- Contar con un dominio propio para los correos de tu estudio.
- Animar a tus clientes a usar la app.
- Configurar las direcciones de correo dentro de Plan In de forma adecuada de acuerdo a su función específica. Como te explicamos anteriormente.
Desde Plan In te ayudamos a superar las limitaciones del correo electrónico. Los filtros de spam, rebotes y demoras en la entrega serán parte del pasado. Porque hoy tienes a tu alcance nuestra app que garantiza notificaciones inmediatas, seguras y trazables.
¿Te quedaron dudas? Estamos para ayudarte, escríbenos a soporte@plan-in.net.
