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22/05/2023

Cómo dejar de procrastinar en el trabajo: 3 métodos para lograrlo

Las personas postergan sus tareas en promedio 218 minutos cada día, lo que equivale a 55 días al año.😲 Si quieres dejar de procrastinar, lee hasta el final este post. 

La palabra procrastinar viene del término latín procrastinare, que significa postergar hasta mañana. El profesor de Psicología Tim Pychyl junto a un equipo de profesionales de la Universidad Carleton (Ottawa, Canadá) ha investigado la procrastinación durante más de 20 años. Pychyl define a la procrastinación como la decisión de no hacer algo a pesar de ser consciente de que en el corto o largo plazo tendrá consecuencias negativas.

Si tienes una lista de pendientes y aun así de repente te encuentras buceando en las redes sociales o realizando tareas poco importantes, entonces estás procrastinando. En este artículo profundizamos en este concepto, sus causas y 3 estrategias para dejar de hacerlo. 

¿Qué significa procrastinar?

Procrastinar es el acto de posponer o retrasar intencionalmente una tarea, actividad o responsabilidad que se debe realizar, sustituyéndola por otras actividades menos relevantes pero más gratificantes. Es una tendencia a aplazar las cosas para más adelante, a pesar de ser consciente de que hay consecuencias negativas asociadas con dicha demora. 

Cuando se convierte un hábito, la procrastinación es perjudicial, ya que puede generar estrés, ansiedad, sentimientos de culpa y una disminución en la productividad y el cumplimiento de metas. 

La procrastinación puede aparecer en todos los ámbitos de la vida de una persona: el trabajo, el estudio, las tareas del hogar y, hasta incluso, la salud física y mental.

Hay diferentes posturas sobre el origen de esta “mala costumbre”. Hay quienes dicen que es un problema de autorregulación y de organización del tiempo. Mientras que desde la rama de la psicología, Pychyl aclara que no es un asunto de manejo de tiempo, sino una incapacidad de controlar nuestras emociones e impulsos para evitar ciertas emociones. Como, por ejemplo, el aburrimiento, la ansiedad, la inseguridad, la frustración, el resentimiento o la angustia. 

 

Qué causa la procrastinación en el trabajo y cómo evitarlas  

La forma en la que se desarrollan o delegan las tareas en el trabajo pueden ser la puerta de entrada para comenzar a procrastinar. Cuando no entendemos bien qué es lo que hay que hacer, no tenemos claros los plazos de entrega o no tenemos toda la información necesaria, es posible que comencemos a postergar.

Por eso, si lideras un equipo o incluso si formas parte de él, puedes compartir y aplicar estos consejos:

  • Establece metas claras y realistas: Define las tareas a realizar dentro de un proyecto, delégalas a las personas que estarán a cargo y fija plazos razonables para concretarlas.
  • Prioriza las tareas según su importancia y urgencia: Evalúa las tareas que deben cumplirse en el corto plazo y establece un cronograma priorizando aquellas que son más relevantes y urgentes. 
  • Diagrama un panel de tareas visible para todos los miembros del equipo: Para esto puedes apoyarte en la tecnología con herramientas como un Project Management como Plan In. Este tipo de software ofrece paneles muy visuales que permiten observar qué tareas han sido asignadas y a quién, como así también el nivel de cumplimiento. 
  • No generes una agenda apretada: Cuando delegues las tareas ten presente dejar tiempos libres. Esto permitirá, por una parte, brindar espacios de descanso entre tarea y tarea, y, por otra parte, permite gestionar imprevistos sin retrasar las actividades previstas. 
  • Elimina distracciones: A nivel personal puedes optar por:
    • Desactivar notificaciones irrelevantes para tu trabajo tanto en el celular como en la computadora. 
    • Procura trabajar en espacios donde no haya ruidos que puedan desconcentrarte. 
    • Programa pausas predefinidas para descansar y volver con más energía.

Más allá de todo, es importante mantener la conducta y respetar los espacios de trabajo y de ocio a lo largo de la jornada laboral. 

3 estrategias para no procrastinar

Aquí compartimos 3 estrategias que te ayudarán a no procrastinar.

  • GTD o “Getting Things Done”

Es una técnica para aumentar la productividad y reducir el stress que fue desarrollada por David Allen en 2001. Esta metodología consta de 5 pasos:

1. Capturar: Libera tu mente, recopilando todas las ideas, tareas y compromisos en una lista de captura. Puede ser en papel, pizarra o en soporte digital.

2. Aclarar: Revisa el listado y decide si vas a eliminarlo, delegarlo, posponerlo (si no es urgente) y hacerlo si lo puedes hacer en menos de 2 minutos.

3. Organizar: En esta fase, se crean listas y categorías para organizar las tareas y proyectos.

4. Reflexionar: Esto implica revisar las listas, eliminar tareas obsoletas y ajustar los plazos según sea necesario.

5. Ejecutar: Una vez que las tareas están organizadas y se han establecido las prioridades, se puede comenzar a trabajar en ellas

 

  • Técnica “Pomodoro”

Este método consiste en alternar períodos predefinidos de trabajo y descanso. 

Se denomina ‘pomodoro’ a una sesión de trabajo de 25 minutos, la cual debe estar seguida por un descanso de 5 minutos. Después de 4 sesiones ‘pomodoro’, se toma un descanso más prolongado.

  • Time Boxing o Bloques de tiempo

La técnica del Time Boxing" (o "caja de tiempo") es un enfoque de gestión del tiempo que consiste en asignar un período de tiempo específico y limitado para realizar una tarea o un conjunto de tareas. Los pasos que debes seguir para implementar esta estrategia son: 

1. Elige una tarea o actividad: A la vez, especifica de forma clara qué es lo que quieres lograr durante el tiempo asignado.

2. Establece el límite de tiempo: Decide cuánto tiempo dedicarás a esa tarea. Puede ser 30 minutos, 1 hora o cualquier otro intervalo que consideres adecuado para completar la tarea de manera efectiva. Puedes establecer un bloque fijo para tareas que requieren mayor agilidad y un bloque flexible para tareas que requieren de la creatividad. 

3. Respeta el tiempo establecido

4. Trabaja con foco en esa tarea: Aquí es muy importante solo realizar esa tarea y evitar distracciones.

5. Detén el trabajo cuando termine el tiempo establecido, incluso si no has completado la tarea. 

La técnica Time Boxing puede aplicarse de forma individual o en equipo, tanto para el desarrollo de proyectos como para tareas de estudio, hasta puedes emplearla en reuniones. 

En conclusión,

Si tienes conducta y cuentas con herramientas como Plan In que contribuyen a ver las tareas y el avance del cumplimiento de forma simple, podrás hacerle frente a la procrastinación.

¿Te gustaría conocer cómo puede ayudarte Plan In a dejar de procrastinar? Solicita tu demo hoy.