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El flujo de trabajo (workflow) es una serie de actividades que son necesarias para completar una tarea. Cada instancia de un flujo de trabajo tiene un paso anterior y uno posterior, con la excepción del primer y último paso. Un flujo de trabajo completo puede involucrar una o varias personas, herramientas u otro proceso.

¿Sabías que tener un flujo de trabajo es parte de la mejora continua dentro de una organización? En este artículo te contamos qué es, cuál es su importancia y qué características son indispensables en un software para optimizar su gestión.

 

 

¿Qué es el flujo de trabajo?

 

El flujo de trabajo (workflow) es una serie de actividades que son necesarias para completar una tarea. Cada instancia de un flujo de trabajo tiene un paso anterior y uno posterior, con la excepción del primer y último paso. Un flujo de trabajo completo puede involucrar una o varias personas, herramientas u otro proceso. 

En un workflow lineal, un evento externo puede iniciar el primer paso como, por ejemplo, una compra inicia un proceso de facturación. Mientras que un flujo de trabajo con estructura de bucle, cuando termina el último paso se vuelve a ponerse en marcha el primer paso.

 

La importancia de un buen flujo de trabajo y sus beneficios

 

La importancia de un buen flujo de trabajo radica en que garantizan que los procesos importantes se realicen de forma correcta en todo momento. En la actualidad, mediante plataformas como Plan In es posible hacer un seguimiento del workflow e incluso liberar a tus colaboradores de tareas repetitivas. 

Lo cual trae aparejado una gran cantidad de beneficios para la organización, entre las que podemos mencionar:

 

Mejora de las operaciones 

 

Cuando se estipula qué actividades son necesarias para completar una tarea, es más simple revisar los procesos. Como así también saber si el trabajo está a cargo de las personas adecuadas, en el orden correcto y dentro de un período de tiempo esperado.

 

Eliminación de acciones redundantes o innecesarias

 

A través de la gestión del flujo de trabajo es posible ver de manera gráfica todo lo que sucede en la organización de principio o fin.

De este modo, es posible identificar procesos redundantes, efectuar mejoras y eliminar actividades o roles innecesarios.

 

Automatización de los procesos

 

Gracias a la tecnología, el flujo de trabajo se puede automatizar de acuerdo a reglas del negocio y decidir cuándo se ha completado con éxito un paso y puede comenzar el siguiente.

  

Características de la herramienta adecuada para organizar el workflow

 

Los software que permiten gestionar los flujos de trabajo dan respuesta a las preguntas que se hacía Henry Gantt cuando creó sus diagramas: ¿Cuál es la forma más eficiente de hacer este trabajo?.

Para elegir la herramienta adecuada que gestione el workflow con eficiencia es preciso que cuente con algunas características básicas.

Panel de trabajo

Uno de los grandes desafíos de la gestión de flujos de trabajo es poder tener trazabilidad de todo lo que sucede en la organización. De este modo, es posible saber las tareas exactas que se están haciendo, quién es responsable de qué y el tiempo que toma cada actividad.

Amplio abanico de automatizaciones

Los software para la gestión de workflow nos ayudan a sistematizar estas labores y así suprimir el error humano. Por esto es importante, a la hora de elegir una plataforma, evaluar la capacidad de automatizar tareas que tiene la herramienta.

En el caso de Plan In cuenta con automatizaciones pensadas de forma específica para la actividad contable. Como:

●        Alerta mensual de vencimientos: Asignas una lista de clientes y desde la plataforma de forma automática les enviamos un correo electrónico con las obligaciones que vencerán en ese período.

●        Comunicaciones frecuentes: Recupera el tiempo que pierdes enviando notificaciones a clientes. Tan solo necesitas agrupar a clientes según un criterio y luego le asignas un modelo de mensaje.

●        Portal de clientes: Que contribuye a la autogestión de tus clientes y a una notoria disminución de las consultas telefónicas o por mail.

De este modo, pones a jugar a la tecnología en tu equipo a través de automatización de tareas tediosas y repetitivas.

 Análisis de desempeño y performance

Una gestión de flujos de trabajo eficiente forma parte de la mejora continua de la organización. Por ello, obtener estadísticas de cómo están performando los procesos, del desempeño de los colaboradores y el tiempo invertido en cada tarea y cliente ayuda a tomar decisiones informadas.

 

Así es como se ve el panel de estadísticas y reportes en la versión Estudio de Plan In.

 

Posibilidad de realizar ajustes de forma simple

Los flujos de trabajo pueden verse afectados por imprevistos, sobre todo cuando hay pasos que deben ser desarrollados por personas. Lo importante es que la herramienta nos permita ajustar para que el proceso siga avanzando.

 

El flujo de trabajo, un aliado de la productividad

 

A modo de conclusión, podemos ver que contar con una gestión eficiente del workflow permite minimizar errores, maximizar la productividad y tener un mayor control sobre todo el proceso.

Por ello, contar con un Project Management que contribuya a organizar y tener trazabilidad de las tareas, es clave para potenciar la productividad de tu organización.

¿Te gustaría ver cómo Plan In puede ayudarte a organizar el flujo de trabajo de tu organización? Ponte en contacto y solicita tu demo gratuita.