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Renovamos nuestro compromiso de hacer más simples las tareas de tu estudio. En esta oportunidad implementamos 4 mejoras que fueron pensadas para que puedas utilizar de forma más dinámica nuestra plataforma y optimices los envíos a tus clientes. 

 

Comienza a disfrutar de la ventaja de utilizar estas nuevas funcionalidades que serán claves para mejorar la productividad, la calidad de la información y hacer más eficiente el envío de notificaciones a clientes. 

 

1) Nuevo Estado para clasificar el trabajo: En Proceso

 

Mediante los estados puedes evaluar el cumplimiento del estudio a nivel general y de cada usuario en particular. 

 

Hasta hace poco Plan In contaba con 4 estados: Pendiente, Cumplido, Vencido y Cumplido tardío. A partir de ahora puedes usar el nuevo estado: En proceso. Este indica que dicha actividad (sea obligación o tarea) está siendo procesada para el envío. 

 

Por ejemplo, las obligaciones sí o sí conllevan el envío de una notificación vía correo electrónico. Por su parte, las tareas internas pueden incluir o no el envío de un e-mail, según lo decida el usuario.

 

Si bien el estado “En proceso” no impacta en el reporte de performance del estudio, tiene la gran ventaja de darte la certeza de que el envío se hizo de forma efectiva.

 

El impacto más importante de este nuevo estado es el aumento de la productividad, ya que te brinda mayor dinámica en la experiencia de uso de la herramienta, eliminando la necesidad de verificar de forma proactiva el envío del correo. Y, en caso de error, te brinda la posibilidad de poder gestionarlo en el buzón de salida que explicamos en el siguiente punto como otra de las novedades. 

2) Sumamos el Buzón de Salida

 

Esta nueva funcionalidad está relacionada con el estado En Proceso que acabamos de presentarte. Desde ahora cuentas con un buzón desde donde podrás visualizar todos los mensajes enviados mediante la plataforma en sus distintas modalidades como puede ser un correo o bien mensajería interna. Los mensajes que no fueron enviados aparecerán en este buzón clasificados con el estado de “Error”. 

 

Menú donde encontrarás el Buzón de salida

 

Así luce la pantalla donde podrás revisar el estado de cada envío. 

Al ser un buzón para la gestión de salida de mensajes, almacena las comunicaciones de los últimos 60 días para que puedas gestionarlo de forma simple. De todos modos, aún seguirás teniendo el respaldo de envío de correos en tu casilla. 

 

Pero, ¿cuáles pueden ser los posibles inconvenientes que retarden el envío?

• problemas con la conexión a internet,
• un cambio de clave en el mail que no fue modificado en la plataforma,
• una dirección de correo del usuario que no pudo validarse de forma correcta,
• una mala configuración del correo saliente, entre otros.

 

Lo más importante es, que además de mostrarte que no se envió, podrás solucionar el inconveniente y reenviarlo desde allí.

 

3) Más indicadores para medir la performance de tu estudio

 

Antes, cada cliente solo podía pertenecer a un “Grupo Económico”. Es decir, identificábamos con un mismo Grupo Económico a distintos clientes (personas jurídicas o físicas vinculadas entre sí) por alguna actividad económica, socio o socios del “grupo”. 

 

Ahora, esta funcionalidad se transforma de Grupo económico a Etiquetas de clientes. 

Menú donde podrás ver “Etiquetas de clientes”

 

De este modo podrás administrar las “Etiquetas de Clientes”

Esta modificación no es solo descriptiva, sino que nos va a permitir asociar más de una etiqueta por cliente, ampliando la posibilidad de segmentación o clasificación. 

 

Los casos de uso de esta nueva funcionalidad podrían ser:

• Agrupar a una determinada parte de la cartera: La funcionalidad Grupo Económico mantendrá su misión inicial de reunir a una parte específica de la cartera que está vinculada bajo el mismo abono. 
• Evaluar la rentabilidad de un tipo de servicio que brindamos: Como puede ser cuando trabajamos bajo modalidad outsourcing, prestando servicios para distintos clientes no vinculados entre sí. Por ejemplo, podemos conocer qué dedicación requiere la tarea y saber si nos resulta rentable o no.
• Análisis de rentabilidad por proyectos: Una etiqueta puede ser un proyecto de trabajo específico en el que están involucrados diversos actores y que contiene varias actividades (sean obligaciones o tareas). Con la nueva funcionalidad podemos hacer que todas queden vinculadas para evaluar los niveles de cumplimiento, como así los tiempos que insumieron. 

 

Así, en infinitas combinaciones más, de acuerdo a lo que deseemos conocer. Lo que hay que destacar es que gracias a las Etiquetas ahora cuentas con muchas más variables para, por ejemplo, medir la performance, crear las Listas de Comunicación, entre otras.  

4) Documentos compartidos en el Portal de Clientes

 

Incorporamos esta funcionalidad para que puedas intercambiar con tus clientes documentos a través del Portal de Clientes.

 

¿Cómo funciona? El cliente inicia sesión en el Portal de Clientes con su CUIT, usuario y clave e ingresa en la sección Documentos compartidos. Allí podrá cargar el documento que precise y luego de subirlo, Plan In envía un correo electrónico con el link de acceso al archivo. 

 

También podrá ser usado desde el estudio para enviar documentos al cliente. 

 

Vista de la pantalla de documentos compartidos.

Esta funcionalidad podrá ser utilizada como cualquier aplicación de transferencia de archivos. La ventaja es que tiene una velocidad de carga rápida y que es excelente para archivos grandes de hasta 20 MB. 

 

Tanto tú como tus clientes podrán acceder al archivo cargado por el plazo de 7 días, cumplido ese período el link de descarga caduca. 

¡BONUS! Cambio en el criterio de selección de contactos para alertas y comunicaciones

 

No se trata de una funcionalidad, pero sí de una mejora que te permitirá hacer un uso más dinámico y efectivo de Plan In. 

 

Hasta el momento, al ingresar en cualquier configuración que asocia contactos, tildaba a todos los que estaban vinculados al cliente en su agenda de manera automática. Con el cambio de criterio, al crear una Alerta o Comunicaciones a Listas solo se tildará el primer contacto. 

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Con esta modificación buscamos que cada usuario pueda elegir a quién desea enviar el mensaje para mejorar la performance de los envíos. 

 

Pero, ¿cada vez que hagas un envío deberás realizar la selección? No, porque la selección queda guardada en la plataforma para futuras ocasiones.  

 

En conclusión,

 

Como ves, cada una de las mejoras están pensadas para que cada gestión sea más simple y que puedas potenciar la productividad de tu estudio. 

 

Si te quedaron dudas, escríbenos a conecta@plan-in.net.