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La mejora de procesos requiere de un seguimiento minucioso de cada actividad. Descubre cómo puedes implementarla en tu negocio y cómo te ayudará brindar servicios de excelencia. 

En la industria contable y de outsourcing, la mejora continua de procesos se convierte en una prioridad constante para garantizar la eficiencia y la precisión en la gestión financiera. En este artículo, profundizaremos sobre la importancia de la mejora de procesos, las ventajas que representa la trazabilidad y de qué forma puedes incorporarlas a tu negocio.

 

¿Por qué es importante la mejora de procesos en los estudios contables?

 

La mejora de procesos en la industria contable y de outsourcing es esencial para garantizar la eficiencia y la precisión en la gestión financiera. Mediante búsqueda constante de la excelencia se pone en marcha la mejora continua en todas las facetas de la operación.

Como resultado de la optimización de procedimientos, no solo impulsa la productividad, sino que también eleva la calidad de los servicios ofrecidos.

La clave reside en identificar áreas susceptibles de mejora continua y aplicar estrategias como pueden ser la estandarización, automatización de procesos y la implementación de tecnologías avanzadas.

La mejora de procesos no solo se trata de eficiencia, sino de garantizar la integridad de los datos financieros. Por lo que los negocios que apliquen la mejora continua estarán mejor posicionados para ofrecer resultados excepcionales a sus clientes.

 

 

Ventajas de la trazabilidad en estudios contables

 

La trazabilidad en la actividad contable y de outsourcing es un pilar fundamental de la mejora continua. Gracias a ella los negocios pueden obtener ventajas como:

• Optimización de procesos y más eficiencia

La trazabilidad, al proporcionar una visión detallada y cronológica de las actividades, permite detectar áreas de mejora. La capacidad de rastrear y registrar cada paso del proceso asegura una gestión más precisa y evita errores costosos. 

Esto se traduce en una administración más eficiente de los recursos y una mejora palpable en la calidad de los servicios contables.

 

• Toma de decisiones basadas en datos sólidos

Cuando hay trazabilidad de las actividades del negocio se generan datos sólidos que ayudan a una mejor toma de decisiones estratégicas.

Es decir, la capacidad de análisis de tendencias, identificación de ineficiencias y anticipación de necesidades se convierte en un diferenciador clave en la gestión de negocios y la satisfacción del cliente.

 

• Agilidad en las respuestas a clientes

Responder a los clientes de forma rápida y eficiente, es un activo invaluable. La trazabilidad permite contextualizar con agilidad la información contable, lo cual hace posible no solo cumplir, sino superar las expectativas del cliente. 

 

¿Cómo puedes implementar la mejora continua de manera eficiente?

La implementación efectiva de la mejora de procesos en la industria contable y de outsourcing requiere una estrategia precisa respaldada por herramientas especializadas. En este escenario, el uso de Software de Project Management diseñado de forma específica para esta actividad, como Plan In, es una pieza clave.

Gracias a la tecnología puedes contar con información cuantitativa y cualitativa de las gestiones, accediendo a una visión completa y profunda de lo que está sucediendo. Así, la trazabilidad se convierte en la columna vertebral, permitiendo seguir el rastro de cada movimiento y, a través de los reportes, puedes analizar los KPI para tomar decisiones basadas en información confiable. 

Pero, ¿de qué forma un software de Project Management específico para la industria contable y de outsourcing puede ayudar implementar la mejora de procesos? Existen acciones claves que permiten mejorar los procesos como, por ejemplo:

• Estandarizar los procesos

Plan In ayuda a definir los procesos de forma clara y concisa. Esto facilita la comunicación con el equipo de trabajo, el traspaso de actividades de un colaborador a otro, mejorando la eficiencia.

 

• Automatizar tareas

El software automatiza tareas repetitivas, como la generación de informes o el seguimiento de plazos, liberando a los empleados para que se concentren en tareas más estratégicas. Esto puede ayudar a reducir los costos y mejorar la productividad.

 

• Gestionar el flujo de trabajo

La asignación de tareas es un aspecto clave en la mejora de procesos. Si logras que el trabajo del equipo se desarrolle con fluidez, evitarás retrasos y errores. Lo cual tiene un impacto directo en la mejora de la satisfacción del cliente y en la eficiencia del negocio.

Así es como se gestiona el flujo de trabajo en un estudio contable. En este caso, Sabrina Elizon Melo, de AF Contadores, explica cómo fue la transformación de este aspecto a través de Plan In: “Yo antes hacía un Excel de cliente por cliente y después lo separaba a cada uno de los colaboradores… Eso me llevaba muchísimo tiempo.  Ahora solo hay que cargar los datos a Plan In una vez y después sale solo. Entra el cliente, asigno al usuario y podemos ver en qué estado está.” 

• Gestionar el tiempo

Plan In contribuye a los estudios contables a gestionar el tiempo de forma eficaz, asignando tareas a los empleados de forma adecuada y teniendo información en tiempo real de su progreso. Esto puede ayudar a mejorar la productividad y la rentabilidad.

 

En conclusión, 

La mejora de procesos en la actividad contable y de outsourcing requiere de herramientas tecnológicas que permitan realizar un seguimiento puntilloso y ajustar de acuerdo a las necesidades. En este contexto, la estandarización y automatización aparecen como pilares de la mejora continua, junto a una gestión eficiente del flujo de trabajo y del tiempo. 

 

Cada uno de estos factores hacen posible brindar servicios de calidad destacada, elevar la experiencia de los clientes y mejorar el desempeño de los colaboradores. 

 

Para ayudarte, hemos creado Plan In una herramienta que te ofrece una visión 360° de la gestión de tu estudio o empresa de outsourcing que te ayudará a simplificar y hacer más eficiente la gestión. Solicita tu demo.