Tras implementar Plan In, el estudio colombiano Trial Asesores eliminó el uso de planillas Excel, mejoró la trazabilidad del trabajo y optimizó la comunicación interna. Hoy operan con información centralizada, menos margen de error y decisiones más objetivas sobre la rentabilidad de cada cliente.
La importancia del control operativo en los estudios contables modernos
En la gestión contable actual, la información dispersa y los procesos manuales no solo consumen tiempo: también generan errores, retrasos y pérdida de trazabilidad. La digitalización y la centralización de tareas se han convertido en la base para tomar decisiones estratégicas y mantener la rentabilidad del estudio.
En este caso te contamos cómo Trial Asesores, con sede en Colombia, transformó su forma de trabajar al incorporar Plan In como su plataforma de gestión central.
Sobre el cliente
Trial Asesores es un estudio contable y de asesoría tributaria con operaciones en Colombia, liderado por César Alfonso Delgado Varela y Jean Carlos Pastrana. Atienden empresas locales y extranjeras con un fuerte enfoque en planificación fiscal y patrimonial.
“Nos ha servido muchísimo para tomar decisiones respecto al tiempo muerto y al valor que se le está quedando a cada cliente. Hoy tenemos elementos reales para decidir con datos”, comenta César Delgado, Director de Trial Asesores.
Con un equipo en crecimiento y clientes que demandan reportes constantes, el estudio necesitaba un sistema que les permitiera coordinar tareas, estandarizar procesos y tener visibilidad completa de su operación.
El desafío inicial
Antes de implementar Plan In, Trial Asesores gestionaba gran parte de su operación mediante hojas de cálculo y comunicación por correo o WhatsApp. Esto generaba desorden operativo, falta de trazabilidad y duplicación de tareas.
“Dejamos de usar tanto Excel, que tiende mucho al error. Ahora podemos visualizar en tiempo real los vencimientos y proyectarnos de forma adecuada”, explica Jean Carlos Pastrana, Director y responsable de la operativa del estudio.
La falta de centralización también impactaba la comunicación interna: cada área trabajaba con su propio método, lo que dificultaba el seguimiento de avances y la coordinación entre equipos.
La implementación de Plan In
Trial Asesores conoció Plan In en su búsqueda por unificar la gestión y encontrar una herramienta que se adaptara a la dinámica contable colombiana.
El proceso de implementación fue ágil y acompañado por el equipo de soporte de Plan In. Desde la carga inicial de información hasta la capacitación del personal, el estudio logró adaptar rápidamente la plataforma a su operación.
“El armado de información fue muy sencillo, y el acompañamiento de Plan In fue vital. Todo fue claro y el soporte, excelente”, destaca Jean Carlos.
Durante las primeras semanas, el equipo priorizó migrar los vencimientos, tareas y flujos operativos que antes estaban dispersos en distintos archivos. Luego, avanzaron en la estandarización de procesos y en la adopción del módulo de reportería, que permitió al equipo directivo monitorear el rendimiento y la carga laboral de cada colaborador en tiempo real.
César, desde su rol directivo, pudo utilizar los reportes de rentabilidad y tiempos para tomar decisiones estratégicas, como ajustar honorarios o redefinir perfiles de cliente:
“Antes esas decisiones eran subjetivas. Ahora puedo demostrar con datos que un cliente demanda más tiempo del previsto, o que un proceso no es rentable. Eso cambia completamente la conversación.”
Resultados y logros
A pocos meses de su implementación, Plan In se consolidó como el centro operativo de Trial Asesores. El estudio pasó de trabajar con planillas independientes a operar con información centralizada, reportes automáticos y trazabilidad total.
Principales logros alcanzados:
- Eliminación del uso de planillas Excel, reduciendo errores operativos.
- Visibilidad completa del avance de tareas y cumplimiento de vencimientos.
- Reducción del tiempo en reuniones y consultas internas, gracias a la trazabilidad del sistema.
- Mejor comunicación con clientes y seguimiento de entregas documentadas.
- Decisiones más objetivas sobre la rentabilidad de clientes y la distribución del trabajo.
“Hoy tenemos una mejor perspectiva de la organización y de lo que cada persona hace. Los procesos están más estandarizados y todo se puede seguir desde un solo lugar”, resume Jean Carlos Pastrana.
Además, el estudio identificó oportunidades de mejora en su comunicación externa a través del uso de la nueva App de Plan In, que permitirá a los clientes recibir notificaciones y documentos desde el celular, reemplazando canales como WhatsApp y correo.
Conclusión
El caso de Trial Asesores demuestra que la eficiencia operativa no depende del tamaño del estudio, sino del grado de orden y visibilidad que se logra con tecnología. Al centralizar su gestión en Plan In, el equipo logró reducir errores, optimizar tiempos y transformar datos dispersos en información estratégica.
“Plan In marca la diferencia. Nos permite administrar recursos, personas y ofrecer un valor agregado a nuestros clientes al demostrar que trabajamos de forma organizada”, concluye César Delgado.
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