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¿Cómo impacta la eficiencia en los resultados de tu negocio? ¿De qué forma puedes mejorar la eficiencia del equipo de trabajo? Aquí todas las respuestas.

La eficiencia del equipo de trabajo es la capacidad para producir resultados de alta calidad de manera efectiva y con la menor cantidad de recursos posibles. Apunta a lograr los objetivos de la organización en un período de tiempo determinado, optimizando los recursos, reduciendo costos y logrando la satisfacción de los clientes.

En este artículo resumimos los por qué para mejorar la eficiencia del equipo de trabajo y cómo lograrlo en la actividad contable. 

 

¿Qué es la eficiencia de un equipo de trabajo?

La eficiencia de un equipo de trabajo se refiere a su capacidad para producir resultados de alta calidad de manera efectiva y con la menor cantidad de recursos posibles, entre ellos tiempo, dinero y esfuerzo. Apunta a lograr los objetivos de la organización en un período de tiempo determinado, optimizando los recursos, reduciendo costos y logrando la satisfacción de los clientes.

La eficiencia de un equipo de trabajo está determinada por varios factores, como:

• las habilidades de cada miembro del equipo, 
• la capacidad de trabajar juntos de manera efectiva, 
• la planificación y coordinación de las tareas, 
• la resolución de problemas y la toma de decisiones. 

A la vez, para mejorar la eficiencia del equipo de trabajo no podemos perder de vista los factores externos que influyen en ella:

• la disponibilidad de recursos, 
• la tecnología utilizada,  
• la estructura y cultura organizacional.

 

Cómo impacta la eficiencia del equipo de trabajo en tu negocio 

La eficiencia del equipo de trabajo puede tener un impacto significativo en el éxito de cualquier negocio. Por nombrar algunas: 

• Incrementa la productividad: La eficiencia permite trabajar más rápido y producir más resultados en menos tiempo. Según un informe de McKinsey, los equipos eficientes pueden mejorar la productividad en un 25% o más. Así es posible cumplir con plazos establecidos y los objetivos del negocio.
• Aumenta la calidad: Si el equipo trabaja con eficiencia, puede mejorar la calidad de sus tareas y reducir la cantidad de errores y retrabajos. Según un estudio realizado por la Universidad de Maastricht, los equipos altamente eficientes tienen un 50% menos de errores y defectos en su trabajo que los equipos menos eficientes. Esto puede mejorar la satisfacción del cliente y aumentar la reputación del negocio en el mercado.
• Reduce los costos: Un equipo que trabaja con eficiencia contribuye a reducir los costos al utilizar los recursos de manera más efectiva y evitar el desperdicio. Un estudio de la Universidad de Warwick encontró que los empleados felices son un 10% más productivos y, por lo tanto, pueden ayudar a reducir los costos al aumentar la producción y minimizar errores. Esto puede contribuir a mejorar la rentabilidad y la competitividad del negocio.
• Impulsa la innovación: La eficiencia del equipo de trabajo puede liberar tiempo y recursos para enfocarse en la innovación y el desarrollo de nuevas ideas y soluciones. Un estudio de la Universidad de Columbia encontró que los empleados que trabajan en equipos eficientes y colaborativos son más propensos a generar nuevas ideas y soluciones. Esto puede ayudar a posicionar tu negocio.

En términos generales, la eficiencia del equipo de trabajo tiene un impacto positivo que impulsa la rentabilidad y competitividad de tu empresa. 

 

5 claves para mejorar la eficiencia del equipo de trabajo 

La eficiencia de un equipo de trabajo se puede mejorar teniendo en cuenta estas 5 claves:

1. Automatiza tareas

Un factor que genera gran desmotivación y perjudica la eficiencia es la realización de tareas repetitivas. Gracias a la tecnología podemos implementar automatizaciones que, además de ahorrar tiempo, permiten a nuestros colaboradores hacer tareas más significativas para el negocio. 

Por ejemplo, en la actividad contable es muy habitual mes a mes cargar en una hoja de cálculo los vencimientos de cada cliente. En tanto, con Plan In la carga de los vencimientos se realiza una vez junto con la parametrización de la herramienta. Una acción que permite ahorrar mucho tiempo. 

 

2. Mejora de la comunicación y colaboración

La implementación de software de gestión permiten mejorar la comunicación y la colaboración dentro del equipo, a la vez que democratiza el acceso a la información.

De este modo, las tareas pueden reasignarse en caso de ser necesario, sin tener que desarrollar engorrosos traspasos de información.  

 

3. Implementación de sistemas y procesos más eficientes

La tecnología cobra especial sentido en este punto también, la estandarización de procesos y la asignación de tareas de forma clara permiten impulsar la eficiencia del equipo. 

 

4. Mejora continua

Este ítem es parte de nuestro ADN porque sabemos que la eficiencia está íntimamente relacionada con la medición de los resultados. No se trata solo de ver el equipo como un todo, sino también de evaluar a cada colaborador en particular. 

Al analizar los resultados es preciso ver los números, pero también tener en cuenta indicadores cualitativos, como puede ser el cuadro de Observaciones del panel de operador de Plan In. De este modo, en caso de un retraso en el cumplimiento de las tareas, podremos saber el motivo por el cual el colaborador no cumplió con los plazos. 

Con la información completa es posible implementar la mejora continua a través de ajustes en la asignación de tareas para incrementar la eficiencia de tu equipo. 

 

5. Considera modalidades de trabajo flexible

El trabajo flexible se ha convertido en una herramienta muy útil para mejorar la eficiencia de los colaboradores, porque permite lograr un equilibrio entre la vida laboral y personal. 

A través de herramientas como Plan In a las que puedes acceder tan solo con conexión a Internet, puedes brindar opciones de trabajo remoto o trabajo híbrido. Así podrás lograr los objetivos de tu negocio pero sin descuidar la satisfacción de tus colaboradores. 

 

En conclusión,

La eficiencia del equipo de trabajo depende de muchos factores, sin embargo, la tecnología aparece como un pilar que permite abordar varios de ellos. Optimizando tiempos, potenciando la colaboración y ofreciendo a los supervisores más herramientas para evaluar el desempeño y realizar mejoras.

Plan In es una herramienta que permite eficientizar el trabajo de los equipos que se desempeñan en la industria contable. Ponte en contacto y solicita tu demo.