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En un entorno competitivo, los estudios contables deben buscar constantemente formas de optimizar sus procesos y mejorar su eficiencia. Una de las prácticas fundamentales para lograr este objetivo es la medición del tiempo por cliente.

La medición del tiempo por cliente consiste en registrar el tiempo que se dedica a cada cliente o grupo de clientes, desglosado por actividad. Esta información puede utilizarse para una variedad de propósitos, como la facturación, la gestión de recursos y la planificación.  

Descubre cómo esta estrategia puede transformar tu estudio contable y potenciar su rendimiento.  

 

¿Qué es la medición de tiempo por cliente?

La medición de tiempo por cliente es un enfoque estratégico que implica registrar y analizar el tiempo dedicado a cada cliente o grupo de clientes en un estudio contable. Este proceso va más allá de la simple contabilidad horaria; se trata de comprender cómo se distribuyen los recursos y cómo se pueden optimizar para lograr mejores resultados. 

Para medir el tiempo por cliente, es necesario identificar las actividades que se realizan para cada cliente o grupo de clientes. Una vez identificadas las actividades, se debe registrar el tiempo que se dedica a cada una de ellas.

 

3 razones para medir el tiempo que insume cada cliente en estudios contables

La medición del tiempo por cliente puede proporcionar una serie de beneficios para los estudios contables, entre los que se incluyen:

 

1. Facturar los servicios con más precisión 

La medición del tiempo por cliente permite a los estudios contables facturar con precisión los servicios. Al conocer el tiempo que se dedica a cada cliente o grupo de clientes, los estudios contables pueden establecer tarifas más justas y evitar sobrefacturar o subfacturar sobre cada cuenta.

 

2. Optimizar el uso de recursos y la rentabilidad 

La medición del tiempo por cliente permite a los estudios contables identificar las áreas en las que pueden optimizar el uso de los recursos y mejorar la rentabilidad. Al analizar los datos de tiempo, los estudios contables pueden identificar actividades que son ineficientes o que pueden ser automatizadas.

 

3. Mejorar la planificación y gestión del tiempo

La medición del tiempo por cliente puede ayudar a los estudios contables a mejorar la planificación y gestión del tiempo. Al conocer el tiempo que se dedica a cada cliente o proyecto, los estudios contables pueden planificar su trabajo de forma más eficiente y evitar la sobrecarga de los colaboradores. 

 

¿Cómo medir el tiempo que insume cada cliente en tu estudio contable?

Para realizar la medición del tiempo por cliente en tu estudio contable, puedes seguir los siguientes pasos:

 

1. Identifica las actividades que se realizan para cada cliente

Lo primero que debes hacer es identificar las actividades que se realizan para cada cliente o grupo de clientes. Una vez identificadas las actividades, podrás registrar el tiempo que se dedica a cada una de ellas.

 

2. Establece un sistema para registrar el tiempo que se dedica a cada actividad

Cuando sepan cuáles son las actividades, debes establecer un sistema para registrar el tiempo que se dedica a cada una de ellas. Existen al menos dos opciones para realizar el registro:

• Ingreso manual en una hoja de cálculo o papel. Estos sistemas suelen generar silos de datos, al fraccionar el registro en documentos que muchas veces no están al alcance de todos los miembros de la organización. Por otra parte, para tener una visión general de cuánto insume cada cliente, necesita de un trabajo artesanal y minucioso de buscar la información y condensarla en un solo lugar.
• Usar un software que tenga la funcionalidad de seguimiento del tiempo, como Plan In. Un project management es la opción más conveniente, ya que permite registrar el tiempo de forma automática y obtener informes detallados. También, a través del análisis de la información, permite advertir desviaciones en el registro del tiempo.

 

3. Concientiza a tus colaboradores sobre la importancia de cargar los minutos

Para que la medición del tiempo por cliente sea efectiva, es importante que tus colaboradores estén conscientes de la importancia de cargar los minutos. Puedes realizar capacitaciones o campañas de concientización para informar a tus colaboradores sobre los beneficios de la medición del tiempo.

 

4. Analiza los registros con frecuencia para detectar anomalías

Una vez que hayas establecido un sistema para registrar el tiempo, es importante analizar los registros con frecuencia para detectar anomalías. Si notas que hay registros insuficientes o excesivos, puedes investigar para determinar la causa del problema.

 

Medición del tiempo por cliente: una herramienta poderosa 

La medición del tiempo por cliente es una herramienta poderosa que puede ayudar a los estudios contables a optimizar sus procesos, mejorar su eficiencia y aumentar su rentabilidad. Si aún no lo haces, te recomendamos que consideres implementar esta práctica en tu estudio contable.

Plan In es una herramienta de project management específica para contadores que te permite medir el tiempo dedicado a cada cliente. Solicita tu demo.