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La trazabilidad permite realizar el seguimiento de una gestión desde que se origina hasta que se concluye, pasando por todos sus puntos intermedios. De este modo, en caso de que un proceso se detenga, es posible identificar causas y reasignar la tarea a otros colaboradores. Dando como resultado una gestión ágil y efectiva.

Mucho se habla de la trazabilidad en el sector de fabricación y logística de productos. Sin embargo, también es aplicable a la actividad contable y de outsourcing. Acá te contamos cuál es su importancia, los beneficios y por qué tiene un gran impacto sobre la calidad de los servicios.

 

¿Qué es la trazabilidad?

 

La trazabilidad en el sector de servicios contables y outsourcing permite realizar el seguimiento de una gestión desde que se origina hasta que se concluye, pasando por todos sus puntos intermedios. De este modo, en caso de que un proceso se detenga, es posible identificar causas y reasignar la tarea a otros colaboradores. Dando como resultado una gestión ágil y efectiva.

 

¿Cuál es la importancia de los sistemas de gestión para la trazabilidad?

 

Con la transformación digital, la trazabilidad de las gestiones se ha simplificado gracias al uso de sistemas de gestión. Plataformas, como Plan In, ayudan a hacer un seguimiento en tiempo real de las tareas pendientes y, en caso de que surja algún inconveniente, detectar de forma rápida el punto donde surgió la falla.

Los software de Project Management aportan diversos reportes que ayudan a identificar las ineficiencias para luego traducirlas en procesos optimizados. Esto se debe a que los ordenan y muestran el avance de las tareas de forma visual. 

A su vez, sus funcionalidades ayudan a hacer más simples y ágiles las tareas diarias. Algunas de las más importantes son:

●       el almacenamiento digital,

●       la accesibilidad de información oportuna para cada uno de los usuarios y

●       la automatización de tareas manuales repetitivas.

En otras palabras, estos sistemas son fundamentales para la trazabilidad de los procesos. Porque ayudan a impulsar mejoras cualitativas y cuantitativas que impactan en la rentabilidad.

Beneficios de la trazabilidad de las gestiones

 

Cuando la trazabilidad se usa en la prestación de servicios, los beneficios que percibe la organización son muchos. A continuación, compartimos contigo los principales:

1. Mejora la calidad de los procesos

El registro de cada una de las acciones que se desarrollan en el sistema de gestión hace más simple el control. Como así también la detección y rápida acción sobre las gestiones que se encuentran detenidas o presentan algún inconveniente.

Luego, con esa experiencia, se puede aplicar la mejora continua en los procesos.

2. Reducir costos

Gestiones más ágiles, gracias a los procesos optimizados, y la posibilidad de automatizar tareas manuales repetitivas, hace que podamos usar de forma más eficiente los recursos.

3. Ahorro de Tiempo

Un resultado que obtendremos al obtener en un par de clics la información que necesitamos, como así también sumar canales de autogestión para a los clientes. De este modo, se incrementa la productividad y podamos destinar el tiempo a tareas más rentables para nuestro negocio.

4. Mejora en la calidad del servicio

Estandarizar los procesos de trabajo y realizar ajustes de forma continua permite brindar un servicio siempre con la misma calidad. Además, esto tendrá un efecto positivo sobre nuestra cartera de clientes, quienes sabrán que podemos responder de forma eficiente y ágil a sus necesidades.

5. Agilizar la gestión de incidencias

Una visualización clara del avance de las gestiones hace posible actuar con agilidad ante las incidencias. Al poder identificar el punto exacto donde surgió el problema y resolverlo con rapidez.

 

¿Cómo impacta la trazabilidad de los procesos en la calidad del servicio?

 

La trazabilidad tiene una enorme incidencia sobre la calidad de los servicios. Ya que gracias a su aplicación se pueden optimizar procesos, mejorar la experiencia del cliente y estandarizar el servicio en sí.

Tan profunda es la relación entre la trazabilidad y la calidad de los servicios, que una herramienta como Plan In es funcional para desarrollar ambos aspectos. Puesto que permite realizar el seguimiento de las gestiones y, a la vez, se puede implementar como un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) en las organizaciones que aspiren a certificar normas internacionales.

Nos referimos en particular a la Norma ISO 9001, un estándar de calidad que certifica que la organización trabaja de manera eficiente y genera productos/servicios sin fallas. Y no solo eso, sino que cuenta con un proceso de mejora continua que le permite cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes (interno y externo).

A modo de conclusión, podemos ver que la trazabilidad permite tener bajo control todo lo que sucede en tu organización y es un recurso esencial para implementar la mejora continua. Si aprovechas todo su potencial podrás obtener no solo procesos optimizados y agilidad en las gestiones, sino también una mejor experiencia de tus clientes y los miembros de tu equipo.

Para lograrlo será esencial apoyarse en la tecnología. Lo cual, además de facilitar el seguimiento, ayudará a eliminar tareas rutinarias del día a día. Mejorando la rentabilidad y permitiendo sumar más clientes a tu cartera.

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