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¿Por qué la mejora continua es clave para el crecimiento dentro de la actividad contable? Conoce beneficios y acciones claves para lograrlo. 

La mejora continua en una empresa es un concepto fundamental para lograr la competitividad de tu estudio contable. A través de este enfoque puedes lograr la excelencia mediante la optimización constante de los procesos, prácticas y sistemas existentes. 

En este artículo, exploraremos la importancia de la mejora continua, sus beneficios y cómo implementarla de manera efectiva a través de la tecnología. 

¿Qué es la mejora continua en una empresa?

La mejora continua en una empresa es un proceso iterativo que busca mejorar sus productos, servicios y procesos productivos. Esto es posible gracias a la identificación y solución de problemas, el aprendizaje de las experiencias y la innovación de las prácticas o herramientas. 

Para su desarrollo, la mejora continua en una empresa requiere de una actitud proactiva y colaborativa de todos los miembros de la organización. Como así también el uso de herramientas tecnológicas y metodologías adecuadas para el análisis y la mejora de los procesos. 

Algunos de sus objetivos son: 

• identificar áreas de oportunidad, 
• optimizar el uso de recursos, 
• aumentar la eficiencia y la calidad, 
• reducir costos y 
• satisfacer de manera más efectiva las necesidades de los clientes. 

Es un enfoque basado en la búsqueda constante de mejoras incrementales y progresivas en lugar de cambios radicales y aislados.

En resumen, la mejora continua en una empresa se basa en fomentar una cultura de aprendizaje constante, adaptación y crecimiento. Buscando siempre formas de hacer mejor, de forma más eficiente y efectiva; favoreciendo a la organización, los colaboradores y los clientes. 

 

Beneficios de la mejora continua en una empresa

La mejora continua en una empresa conlleva una serie de beneficios que pueden mejorar su desempeño y garantizar el crecimiento a largo plazo.

 

• Incremento de la eficiencia operativa

La mejora continua en una empresa permite identificar y eliminar ineficiencias en los procesos y procedimientos existentes. Mediante la revisión y optimización constante, se pueden identificar cuellos de botella, eliminar tareas rutinarias y mejorar la utilización de los recursos disponibles. 

De este modo, podemos aumentar la eficiencia operativa, impulsando la productividad gracias a la disminución de los tiempos al ejecutar tareas de forma más eficiente. 

Los estudios contables que han implementado Plan In destacaron que gracias a la herramienta lograron disminuir en un 50% del tiempo que insumía cada vencimiento. Por ende, la productividad por empleado se incrementó de forma notable.

 

• Mejora en la calidad del servicio

Al centrarse en la mejora continua, las empresas tienen la oportunidad de analizar y perfeccionar la calidad de sus servicios. Esto implica la identificación y corrección de problemas de calidad, así como la implementación de controles y estándares más rigurosos. 

Entonces, al mejorar la calidad, una empresa puede diferenciarse de la competencia a la vez que fideliza a sus clientes. 

Por ejemplo, los estudios que implementaron Plan In al estandarizar sus servicios, incrementaron la calidad. Lo cual se vio reflejado en una disminución del 40% de las consultas de clientes al estudio.

 

• Reducción de costos

La mejora continua en una empresa también tiene un impacto significativo en la reducción de costos dentro de una organización. Mediante la identificación de áreas de mejora, se pueden detectar oportunidades para optimizar el uso de los recursos. 

En tanto, a través de la automatización de tareas es posible eliminar actividades manuales repetitivas, aprovechando mejor el tiempo de los colaboradores. 

Esto puede tener un efecto directo en la rentabilidad y competitividad de la empresa.

A través de la implementación de Plan In, los estudios con colaboradores liberaron el tiempo equivalente a 5 días al año y los estudios unipersonales 18 días al año. Este resultado se dio tan solo con automatizar el intercambio de correo con clientes en informar cumplimientos impositivos. 

 

• Satisfacción del cliente y fidelización

Al centrarse en la mejora constante de los productos o servicios ofrecidos, una empresa puede cumplir y superar las expectativas del cliente. Esto genera confianza, aumenta la satisfacción del cliente y fomenta la fidelidad a largo plazo. 

Además, una organización comprometida con la mejora continua también es más receptiva a las necesidades y deseos cambiantes de sus clientes, lo que la coloca en una posición favorable en el mercado.

 

 

Cómo desarrollar la mejora continua en la actividad contable

Aplicar el enfoque de mejora continua en una empresa contable, requiere de diversas acciones. Entre ellas podemos nombrar:

 

• Implementación de un Sistema de Gestión de Calidad (SGC)

La mejora continua incluye tener procesos más eficientes que permitan aprovechar los recursos al máximo. Para lograr esta optimización se puede implementar un Sistema de Gestión de Calidad. 

De este modo, lograrás estandarizar los procesos, minimizar los errores de registro gracias a la automatización y eliminar el retrabajo debido a la centralización de la información.  

Plan In es un Sistema de Gestión de Calidad (SGC) que permite ordenar los procesos en los estudios que aspiran a certificar la Norma ISO 9001. Es importante recordar, que esta norma es un estándar de calidad que certifica que la organización trabaja de manera eficiente y genera productos/servicios sin fallas. 

 

• Digitalización y centralización de la información

Otro aspecto clave en la mejora continua es digitalizar y centralizar el manejo de la información. 

En Plan In cada nuevo archivo que ingresa se almacena de forma automática con un nombre estandarizado, permitiendo que cualquier usuario pueda encontrarlo de manera ágil. 

^{Pantalla de backup en la nube de la información de cada cliente}

 

• Consulta de análisis y reportes

Para la mejora continua en una empresa es clave tener un control preciso de las tareas del día a día del estudio, como así también de la asignación de cada una de ellas a tus colaboradores. A la vez, es necesario evaluar la productividad individual de cada uno de los usuarios y la performance del estudio en términos generales. 

Para lograrlo cuenta con herramientas que te muestren, de forma visual, los datos que te permitirán tomar decisiones estratégicas e identificar las áreas de mejora.

 

• Facilita la comunicación efectiva 

La comunicación efectiva es fundamental para la mejora continua en una empresa. Para lograrlo es preciso que quien lidere el equipo pueda asignar de forma clara las tareas y que toda la información pueda ser compartida. A la vez, también es fundamental que todos los colaboradores puedan ver las actualizaciones en tiempo real. 

También que cada usuario pueda dejar registro de detalles que tienen que ver con una tarea para que, en caso de que otra persona deba hacerse cargo de esa actividad, pueda hacerlo sin mayores sobre saltos. 

 

• Garantizar la actualización de vencimientos

Uno de los grandes desafíos que enfrentan quienes trabajan en la actividad contable es mantener actualizados las fechas de los distintos vencimientos. Si este aspecto no se tiene en cuenta, la calidad del servicio y satisfacción del cliente puede verse perjudicada.

En nuestra plataforma, el sistema actualiza de forma automática en los paneles de todo el equipo las modificaciones sobre fechas de vencimientos realizadas por AFIP o Rentas de cualquier provincia. De este modo, está garantizado un servicio acorde a las actualizaciones que requiere el sector.

 

En conclusión, 

La mejora continua en una empresa contable es un enfoque esencial para lograr la excelencia y la competitividad en un entorno de constante cambio. Cuanto mejor trabaje tu negocio, será más eficiente y podrá gestionar más clientes. 

Al implementar la mejora continua de manera efectiva, tu negocio puede obtener numerosos beneficios. Entre ellos: el aumento en la eficiencia operativa, la mejora en la calidad del servicio, la reducción de costos y desperdicios, y una mayor satisfacción del cliente. 

Pero para que estos resultados se den de manera sostenible es preciso utilizar herramientas tecnológicas adecuadas y capacitar a tu personal para que pueda obtener su mayor provecho.

En Plan In trabajamos con foco en la mejora continua. Lo hacemos brindando a nuestros clientes una herramienta intuitiva que simplifica la gestión diaria y a la vez brinda información para identificar oportunidades de mejora.

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