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Evaluar la rentabilidad por cliente y del estudio en general es un aspecto clave, pero hacerlo con precisión es un gran desafío. 

 

Como sabemos, el principal recurso del negocio contable es el tiempo. Por eso, en Plan In ya ofrecíamos la posibilidad de registrar el tiempo que cada usuario dedica a cada cliente. Pero decidimos dar un paso más allá y sumamos nuevos reportes que ayudarán a optimizar el control de la rentabilidad por cliente y de tu estudio contable en general.

 

Te invitamos a conocer en profundidad estas tres nuevas features y todo el potencial que representará para tu negocio. 

 

1. Reporte de horas cargadas por usuario/área

 

Este reporte te ayudará a darte cuenta, durante el mes en curso o una vez finalizado, si existe una carga menor o excesiva de horas o si hubo algún error. 

 

¿Qué podrás hacer gracias al Reporte de horas cargadas por usuario/área?

• Visualiza los tiempos de tu equipo o de un usuario específico en un período determinado.
• Consulta las horas cargadas por cada usuario y el porcentaje en relación con su jornada laboral.
• Identifica desvíos en el avance de carga de horas y, para corregirlo, envía al usuario un mensaje privado por Plan In desde el mismo reporte.
• Filtra y analiza datos por área o nivel (solo para estudios que ya han cargado su Organigrama en Plan In).

¿Cómo funciona?

Selecciona un período y lo verás junto con el mes anterior. Si eres supervisor podrás ver los tiempos de tus equipos a cargo, mientras que si eres operador solo podrás los tuyos.

El reporte muestra las horas cargadas por cada usuario y, de acuerdo a su Seniority, qué porcentaje implica sobre las horas de su jornada mensual. De esta forma, es posible advertir el desvío en la diferencia entre el avance de carga de horas respecto al avance del mes, teniendo en cuenta el porcentaje que ha transcurrido del mes.

Así, el supervisor puede advertir las posibles causas de las desviaciones como pueden ser:

• las horas extras, 
• la disminución del trabajo o 
• trabajos a los que no se les imputó tiempo en Plan In.

En el caso de los estudios que tienen activada la función de Organigrama verán las cargas de tiempo por nivel, pudiendo desplegar los distintos usuarios. Allí, podrán comparar el avance de la jornada con el avance del mes, viendo el desvío en porcentaje, tanto de las personas como de los equipos. Por último, a través del mismo reporte se puede enviar al usuario, de forma privada, un mensaje con el objetivo de corregir los desvíos. 

 

En otras palabras, esta información te permitirá tener una medición más precisa del tiempo de trabajo de cada colaborador, facilitando la corrección de desvíos y la optimización de la planificación.

 

2. Cargar en “Facturación del estudio” lo que facturas a tus clientes

Sube, visualiza y edita la información de las facturas de tus clientes de forma masiva o individual.

 

Esta funcionalidad, junto con la carga de horas y el Seniority de cada usuario, te permitirá tener una visión integral de la contribución marginal de cada cliente. 

 

¿Cómo funciona?

Paso 1: Dentro del menú de Operaciones encontrarás el ítem “Facturación del estudio” que es donde podrás cargar la facturación del estudio.

Paso 2: Para cargar la información, haz clic en “Importar/Exportar” donde podrás descargar una plantilla de Excel para ingresar los datos para determinado período. Descárgalo y complétalo. 

Paso 3: Sube el documento haciendo clic en “Importar Facturación” y así cargarás la facturación de todos los clientes de una vez. ¡Así de simple!

 

Si necesitas editar información de un cliente en particular, posiciónate sobre la celda de facturación del cliente que necesitas modificar, cambia los datos y ¡listo!

 

¿Quiénes podrán acceder a esta información?

Esta información solo estará visible para las personas a las que les concedas permiso. Podrás definir qué usuarios acceden a la funcionalidad “Facturación” en sistema, como así también quienes podrán ver los montos dentro detallados en la grilla.

Para asignar permisos, dirígete a “Configuración” > “Asignación de Permisos” y desde allí tilda el nivel de acceso que otorgas a cada usuario. 

 

3. Rentabilidad por cliente

Conoce la contribución marginal de cada cliente y la performance como estudio

 

A través de la carga de tiempo dedicado a cada cliente, más el Seniority de cada usuario, ya tendrás los costos por cliente. Si a esto le agregamos la funcionalidad de Facturación, surge este nuevo reporte  “Rentabilidad por cliente”. Este tablero consta de:

• Una grilla detallada con clientes, costos, facturación y márgenes en moneda y porcentaje.
• Un gráfico para visualizar la evolución del margen y la facturación de cada cliente y a nivel estudio de los últimos 6 meses.
• Filtros para personalizar los resultados según tus necesidades, como período, clientes, etiquetas y valores históricos o ajustados por IPC.

 

Se trata de una herramienta visual que, en una sola imagen, te muestra la estabilidad, crecimiento o decrecimiento del margen y facturación de cada cliente y del estudio. Haciendo clic en un cliente, se actualiza el gráfico con sus datos, y al hacer clic en totales, se ve la totalidad de los clientes filtrados en el reporte con período, etiquetas y valores históricos o ajustados por IPC.

Una visión detallada cliente por cliente que te ayuda a entender la utilidad y la contribución marginal de cada uno de ellos, así como el rendimiento general del estudio.

 

Reporte de Horas cargadas por usuario/área, un pilar de la Rentabilidad por Cliente

Si a lo largo del mes utilizas el Reporte de horas cargados por usuario/área, podrás advertir y solicitar la corrección de desvíos a tus colaboradores. De esta forma, toda la información reflejada en el reporte “Rentabilidad por cliente”, será fiable. 

 

Si aún no lo hiciste, habilita el parámetro “Productividad” en los datos de la cuenta. Este es un paso clave para empezar a medir tiempos y costos en tu estudio, ya que quienes tienen habilitado este parámetro solo pueden marcar una actividad como “Cumplida” una vez que hayan cargado el tiempo que le dedicaron.

Rentabilidad por cliente, un reporte para compartir

La información es clave para tomar mejores decisiones en tu estudio, por eso hemos diseñado este reporte para que lo puedas exportar. Los formatos disponibles son:

• Excel, donde te exportará la grilla, 
• PDF, donde mostrará tanto la grilla como el gráfico de evolución y podrás ponerle nombre al documento.

 

En conclusión, 

Como puedes ver, estas funcionalidades te ayudarán a llevar el control de la rentabilidad de tu estudio contable a otro nivel.

 

Esperamos que puedas aprovechar todo el potencial de estas mejoras y, si te quedaron dudas o te figuran estas funcionalidades, puedes escribirnos a soporte@plan-in.net.