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¿Por qué la comunicación efectiva en el equipo de un estudio contable es pilar del éxito? Conoce beneficios y estrategias para implementarlo en tu negocio. 

La comunicación efectiva en los equipos de trabajo es un factor clave que impacta de forma directa en la productividad y la eficiencia del negocio.

Aquí te contamos qué es la comunicación efectiva, cuáles son sus beneficios y cuáles son las estrategias que puedes implementar para lograrla en tu organización. Además, descubre cómo puedes hacer que sea sostenible en el tiempo.

 

¿Qué es la comunicación efectiva?

La comunicación efectiva refiere a la capacidad de transmitir información de manera clara, concisa y comprensible dentro del entorno de trabajo. Esto implica compartir información precisa, comprensible y relevante; como así también la escucha activa y la retroalimentación constructiva entre los miembros.

Si nos referimos a la dinámica entre los colaboradores de un estudio contable, la comunicación efectiva promueve la coordinación y colaboración. Para ello, los miembros del equipo deben ser capaces de compartir información, asignar tareas con eficiencia y resolver problemas de manera conjunta. Esto requiere una comunicación abierta y transparente, donde se fomente el intercambio de ideas.

Por otra parte, la comunicación efectiva también es esencial para el trato con entidades externas, como instituciones financieras, organismos reguladores y otros profesionales. Ya que hace posible transmitir información precisa y confiable, cumpliendo con los requerimientos legales y normativos.

Para lograr una comunicación efectiva, es preciso contar con herramientas que permitan transmitir el mensaje de manera efectiva y oportuna. Esto implica considerar la comunicación persona a persona y también tener en cuenta las modalidades de trabajo remoto o híbrido. En este sentido, es recomendable contar con un software de gestión que permita tener trazabilidad de la comunicación.  

En otras palabras, la comunicación efectiva dentro del equipo de trabajo contribuye a realizar las operaciones con éxito, brindar servicios de calidad y cumplir con los objetivos del estudio contable.

 

Beneficios de implementar una comunicación efectiva en el equipo de trabajo

La comunicación efectiva en el equipo de trabajo genera una serie de beneficios que tienen un impacto positivo en el rendimiento y la eficiencia del trabajo conjunto. 

Algunos de estos impactos son:

• Mejora en la coordinación y la colaboración

Uno de los principales beneficios de implementar una comunicación efectiva es la mejora en la coordinación y la colaboración. Cuando hay una comunicación adecuada entre los miembros, todos pueden comprender los objetivos y las tareas propuestas, permitiendo una distribución eficiente de las responsabilidades y una ejecución sin problemas de las actividades. Lo cual no solo impacta en la coordinación del equipo, sino que tiene efectos en los resultados generales del negocio. Por ejemplo, un estudio de Harvard Business Review encontró que las empresas con una buena asignación de tareas son un 20% más rentables que las que no lo tienen.

 

• Ambiente de trabajo productivo

Cuando los integrantes del equipo pueden ver de forma clara y visual las actividades que tienen asignadas trabajan con mayor constancia y compromiso. 

A la vez, ofrecer un espacio donde puedan registrar particularidades de una gestión, permite fortalecer la confianza y establecer una relación más sólida con la organización. Así lo afirma el estudio de la Universidad de Harvard, que detectó que las empresas con un buen ambiente laboral tienen un 50% menos de rotación de empleados.

 

• Resolución rápida y eficiente de problemas

Una comunicación efectiva facilita la identificación de posibles obstáculos y desafíos en el desarrollo de las actividades. Al compartir información y opiniones, el equipo puede abordar las dificultades de manera oportuna. 

Por ejemplo, cuando una gestión se encuentra trabada, debe ser posible reasignarla a otros colaboradores sin que esto suponga un complejo traspaso de información. Esta acción hará posible ahorrar tiempo (y dinero), incrementando la eficiencia. Un estudio de Gartner encontró que las empresas que resuelven problemas con rapidez pueden ahorrar hasta un 15% en costos.

 

• Satisfacción del cliente

La comunicación efectiva también tiene que ver con la relación con nuestros clientes. Según un estudio de American Express, el 82% de los clientes dicen que la comunicación es un factor clave en su satisfacción con una empresa. Entonces, si brindamos canales de comunicación eficientes y accesibles, lograremos un impacto positivo en la percepción de los clientes.  

Por otra parte, al transmitir información de manera clara y precisa, el equipo puede responder de forma adecuada y ágil a los requerimientos del cliente. Esto genera confianza y fortalece la relación con los clientes, lo que se traduce en una mayor retención y recomendación de los servicios contables.

 

Estrategias para establecer una comunicación efectiva

Para una comunicación efectiva necesitas implementar estrategias que promuevan la claridad, la comprensión y la colaboración dentro del equipo. A continuación, compartimos contigo algunas de ellas:

• Establece canales de comunicación adecuados

Determínalos de acuerdo a la dinámica y modalidad de trabajo de tu equipo.

Lo importante es que sean canales accesibles y simples de utilizar. A su vez, en lo posible procura que la información esté unificada, evitando de esta forma la pérdida o duplicación de datos. Así vas a garantizar que la información que se transmita sea confiable y oportuna, mejorando la eficiencia de las gestiones.

Otro aspecto a tener en cuenta es que la comunicación sea fácil de entender para todos los miembros del equipo. Alineado con este criterio, Plan In cuenta con un Panel de Operaciones donde cada usuario tiene presentadas de forma clara y visual las tareas que están bajo su responsabilidad. De esta forma, puede ver el grado de avance de cada una de las actividades, impulsando su eficiencia.

 

• Utiliza herramientas tecnológicas 

El uso de sistemas como software de gestión de proyectos o plataformas de colaboración en línea, puede facilitar la comunicación y el intercambio de información dentro del equipo.

Teniendo en cuenta las particularidades de la actividad contable, es importante que la herramienta además cuente con la integración de funciones específicas. Por ejemplo, Plan In contempla la actualización automática de vencimientos para evitar olvidos y garantizar la calidad del servicio. Como así también, incluye el envío automático a clientes de notificaciones relacionadas con las obligaciones.

Además, nuestra plataforma permite al supervisor ver de forma puntual el estado de cada actividad, y tener una comunicación ida y vuelta con el equipo asociada a la misma. Para establecer este contacto en Plan In está el campo “Observaciones”  donde, por actividad, los usuarios pueden dejar comentarios y desde el reporte donde pueden verse todos los usuarios del estudio, el o los supervisores pueden responder. Hay dos aspectos a destacar en este punto, por un lado, el supervisor puede ver el nombre del usuario, el día y el horario que dejó el comentario. Por otra parte, este espacio no es un chat, sino un espacio donde quedan recopiladas las casuísticas para la toma de decisiones dentro del estudio.

Por qué la comunicación efectiva es el pilar de un equipo exitoso

La comunicación efectiva es clave en el éxito en los equipos de trabajo de la actividad contable debido a que sustenta las operaciones diarias y el logro de los objetivos organizacionales.

En términos generales, la comunicación efectiva mejora la colaboración y el clima laboral, impulsando el crecimiento sostenible de la organización. A la vez, los miembros de tu equipo lograrán mejorar su desempeño laboral y contribuir al éxito del negocio en general.

Sin embargo, un sector tan dinámico como la actividad contable, sumado a la implementación de modalidades de trabajo flexible, requiere de herramientas que garanticen un servicio consistente y de calidad. Para lograrlo puedes apoyarte en la tecnología que, mediante plataformas de gestión como Plan In, contribuyen a transmitir instrucciones claras y específicas, minimizar los errores y optimizar el tiempo y los recursos utilizados. 

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