El sábado 23 de mayo activaremos la Nueva experiencia Plan In, una actualización importante de la plataforma pensada para simplificar la gestión diaria de los estudios y despachos contables.
Este cambio reafirma el objetivo central de Plan In: ayudarte a ordenar la operación, hacer seguimiento del trabajo y mejorar la gestión del equipo. Lo que evoluciona es la forma en que vas a interactuar con la plataforma.
A partir de esta actualización, encontrarás una experiencia más moderna, más consistente y con nuevas herramientas para trabajar con mayor autonomía, reducir pasos operativos y acceder a mejor información para tomar decisiones.
Durante la implementación, la plataforma estará fuera de servicio por una ventana de tiempo desde las 2 am a las 12 pm del sábado 23 de mayo.
¿Por qué evoluciona Plan In?
En los estudios contables, el volumen de trabajo crece, los equipos se vuelven más dinámicos y la necesidad de gestionar con datos es cada vez mayor.
Por eso, esta nueva experiencia busca responder a tres necesidades concretas:
- trabajar con menos pasos;
- reducir tareas repetitivas;
- tener más visibilidad sobre lo que ocurre en el estudio.
La evolución de Plan In parte de algo que escuchamos todos los días en conversaciones con nuestros clientes: cuando el estudio crece, no alcanza con saber qué está pendiente. También es necesario entender quién lo tiene asignado, cuánto tiempo demanda, qué prioridad tiene, qué cliente genera más carga y dónde se producen los desvíos.
La nueva experiencia apunta justamente a eso: ayudarte a pasar de una gestión más operativa a una gestión más clara, trazable y basada en información.
Qué cambia en la experiencia de uso
La plataforma tendrá una navegación más moderna y consistente.
Esto significa que vas a encontrar una experiencia más ordenada en distintas pantallas, con criterios visuales y funcionales más homogéneos.
Entre los principales cambios, vas a notar:
- grillas más claras;
- búsquedas más simples;
- acciones agrupadas de forma más intuitiva;
- botones y accesos más consistentes;
- menor dispersión entre pantallas;
- una experiencia más fluida para ejecutar acciones frecuentes.
El objetivo no es cambiar la lógica de trabajo que tu equipo ya conoce, sino simplificarla.
La nueva experiencia mantiene la esencia operativa de Plan In, pero reduce fricciones que antes podían hacer más lento el uso diario de la plataforma.
Gestión del trabajo con más autonomía
Uno de los cambios más importantes está en la forma de asignar, organizar y dar seguimiento al trabajo.
Hasta ahora, algunas acciones requerían pasar por distintas pantallas o repetir pasos de forma manual. Con la nueva experiencia, varias de esas gestiones se simplifican para que el equipo pueda resolverlas con mayor autonomía.
Asignación y reasignación masiva de trabajo
La nueva experiencia permitirá asignar y reasignar trabajo de manera más ágil.
Esto es especialmente útil cuando el estudio necesita reorganizar tareas por vacaciones, licencias, cambios de equipo, incorporación de nuevos clientes o redistribución de carga.
En lugar de gestionar cada cambio de forma individual, será posible trabajar sobre múltiples actividades y responsables desde una experiencia más centralizada.
También podrás establecer el nivel de complejidad de cada actividad, el tiempo estimado y definir si es facturable o no. Logrando así un mayor nivel de profundidad en el análisis de cada tarea, simplificando su asignación y evaluación de su incidencia en la rentabilidad.
El beneficio es claro: menos tareas mecánicas, menos dependencia de terceros y más velocidad para adaptar la operación cuando el equipo cambia.
Tareas vinculadas a vencimientos automáticos
También será posible vincular tareas internas con vencimientos de obligaciones.
Por ejemplo, si una actividad debe realizarse algunos días antes del vencimiento de una obligación, Plan In podrá ayudarte a sostener ese criterio de forma más automática.
Esto permite que el estudio deje de depender de cargas manuales o recordatorios individuales para organizar el trabajo previo a cada vencimiento.
El resultado es una planificación más consistente y menos riesgo de que las tareas aparezcan tarde o con criterios distintos según cada usuario.
Checklist por actividad
La nueva experiencia incorpora la posibilidad de trabajar con checklist asociados a actividades.
Esto ayuda a estandarizar la ejecución de tareas recurrentes, especialmente cuando varias personas realizan el mismo tipo de trabajo o cuando el equipo tiene distintos niveles de experiencia.
Un checklist permite que el usuario tenga mayor claridad sobre qué pasos debe completar y que el supervisor pueda entender mejor el avance real de una actividad.
Así, el conocimiento del proceso deja de depender solo de la memoria, los mensajes o los documentos externos, y queda integrado al flujo de trabajo.
Postergación de vencimientos desde el flujo de trabajo
En la práctica diaria, no todo ocurre según lo planificado.
Puede faltar información del cliente, surgir una inconsistencia o aparecer una prioridad que obliga a mover una fecha. Con la nueva experiencia, la postergación de vencimientos estará mejor integrada al flujo de trabajo.
Esto ayuda a que el estado de las tareas refleje mejor la realidad operativa del estudio.
No se trata solo de cambiar una fecha. Se trata de registrar por qué una actividad se posterga y mantener una trazabilidad más clara sobre lo que ocurrió.
Imputación de tiempo más integrada
La carga de tiempos es clave para entender productividad, desvíos y rentabilidad. Pero para que ese dato sea confiable, debe poder registrarse en el momento correcto.
Con la nueva experiencia, la imputación de tiempo estará más integrada al trabajo diario, evitando que el usuario tenga que salir de su flujo habitual para cargar información.
Esto permite mejorar la calidad del dato y construir una base más sólida para analizar cuánto tiempo demanda cada actividad, cada cliente y cada tipo de trabajo.
Mayor trazabilidad de cada actividad
La nueva experiencia también mejora la trazabilidad del trabajo.
Esto significa que será más simple entender qué pasó con una actividad, quién intervino, cuándo se realizó una acción, si hubo una reasignación, una postergación, una carga de tiempo o un cambio de estado.
Para los supervisores y socios del estudio, esto reduce la necesidad de consultar constantemente al equipo para reconstruir lo ocurrido.
La información queda más disponible dentro del sistema, lo que permite hacer seguimiento con menos interrupciones y más contexto.
Comunicación con clientes más ordenada
La nueva experiencia también incluye mejoras vinculadas a la comunicación con los clientes.
Uno de los objetivos es reducir pasos repetitivos y hacer más clara la selección de destinatarios al momento de enviar notificaciones.
Esto ayuda a que el estudio comunique de forma más consistente, evite errores en los envíos y reduzca el tiempo dedicado a configurar una y otra vez los mismos destinatarios.
También se incorporan mejoras para unificar presentaciones y comunicaciones de obligaciones, evitando que el cliente reciba múltiples avisos separados cuando corresponde comunicar varias gestiones relacionadas.
El beneficio no es solo interno. También mejora la experiencia del cliente del estudio, que recibe información más clara, ordenada y fácil de entender.
Comunicación interna y avisos más visibles dentro de Plan In
La nueva experiencia también mejora la forma en que los usuarios reciben avisos desde Plan In y se comunican entre sí dentro de la plataforma.
Por un lado, los avisos de Plan In estarán disponibles desde un ícono de notificaciones en el encabezado. Allí cada usuario podrá consultar mensajes importantes, identificar avisos no leídos y marcarlos como leídos o no leídos cuando lo necesite. Esto permite que las comunicaciones relevantes estén siempre accesibles, sin importar en qué pantalla esté trabajando.
Por otro lado, la nueva plataforma incorpora Chat Plan In, un chat interno para que los usuarios del estudio puedan comunicarse durante la jornada laboral sin salir de la herramienta. Así, el equipo podrá resolver consultas operativas, coordinar tareas o pedir contexto sobre una actividad dentro del mismo entorno en el que gestiona su trabajo.
El objetivo de ambas mejoras es reducir la dispersión de canales y ayudar a que la comunicación del estudio sea más ordenada, visible y conectada con la operación diaria.
Nuevos reportes para gestionar con más datos
Además de las mejoras operativas, la Nueva experiencia Plan In incorpora reportes pensados para dar mayor visibilidad sobre la gestión del estudio.
Estos reportes buscan responder preguntas concretas que suelen aparecer en la dirección y supervisión de un equipo contable:
- ¿Cómo está distribuida la carga de trabajo?
- ¿Qué actividades están generando más desvíos?
- ¿Qué clientes demandan más tiempo?
- ¿Cómo viene trabajando cada colaborador?
- ¿Dónde hay riesgo operativo?
- ¿Qué información necesito revisar para tomar mejores decisiones?
La idea no es sumar datos por sumar datos, sino transformar la información operativa que ya existe en Plan In en criterios útiles para gestionar.
Para un colaborador, los reportes ayudan a ordenar mejor su semana y entender sus pendientes.
Para un supervisor, permiten visualizar al equipo, detectar desvíos y anticipar riesgos.
Para un socio o director, aportan información para analizar productividad, carga, rentabilidad y salud de los clientes.
En otras palabras, los reportes ayudan a que el estudio no solo vea tareas, sino también señales de gestión.
Qué tienes que hacer como usuario
Para esta actualización no necesitas realizar ninguna acción previa dentro de la plataforma.
Sí recomendamos que tú y tu equipo tengan presente tres puntos:
- El sábado 23 de mayo se activará la nueva experiencia. Ese día la versión actual será reemplazada por la nueva.
- La plataforma estará fuera de servicio desde las 2 am hasta las 12 pm.
- Compartiremos recursos de ayuda para acompañar la transición. Vas a contar con contenidos explicativos para conocer los principales cambios y entender cómo aprovechar la nueva experiencia.
Una evolución para trabajar con menos fricción y más visibilidad
La Nueva experiencia Plan In fue pensada para acompañar mejor la forma en que trabajan los estudios y despachos contables.
Sabemos que el día a día exige resolver vencimientos, distribuir tareas, dar seguimiento al equipo, responder al cliente y tomar decisiones con información cada vez más precisa.
Por eso, esta actualización busca simplificar la operación sin perder control.
A partir del sábado 23 de mayo, Plan In tendrá una experiencia más moderna, más ágil y con más información disponible para ayudarte a gestionar mejor tu estudio.
Próximamente compartiremos el video resumen con el recorrido por la nueva experiencia.
