Un estudio contable genera información todo el tiempo: tareas realizadas, vencimientos, horas trabajadas, responsables, clientes atendidos y servicios prestados. Pero contar con esos datos no alcanza si después hay que reunirlos manualmente o interpretarlos por separado para entender qué está pasando.
Por eso, incorporamos cinco nuevos reportes en Plan In que permiten transformar la información de la operación diaria en indicadores útiles para distintos niveles del estudio.
Mi Semana permite a cada colaborador revisar su performance reciente y detectar desvíos semana a semana. Mi Mes ayuda a analizar esa performance con una mirada mensual y seguir su evolución. Monitor de Equipo permite a líderes y supervisores conocer cómo está funcionando su equipo, mientras que Monitor de Riesgo ayuda a anticipar vencimientos y detectar dónde concentrar la atención. Y Monitor Económico lleva esa información al nivel del negocio para analizar facturación, costos y rentabilidad.
Miradas diferentes que responden a una misma necesidad: gestionar con información concreta en lugar de depender únicamente de percepciones.
Mi Semana: analiza tu performance semana a semana
No hace falta esperar al cierre del mes para entender cómo estás trabajando.
Mi Semana permite que cada colaborador analice su propia performance sobre una semana ya finalizada, utilizando indicadores que ayudan a entender cómo está aprovechando su jornada, si está cumpliendo con los plazos y dónde aparecen posibles desvíos.
El reporte se consulta a semana vencida y se actualiza todos los lunes con la semana anterior ya cerrada. Esto permite trabajar sobre información completa y comparar resultados entre períodos.
Entre los principales indicadores permite analizar:
- Utilización: cuánto tiempo registraste respecto de tu jornada teórica disponible.
- Eficiencia: cuánto tiempo demandaron realmente las actividades frente al tiempo estimado.
- Cumplimiento: qué porcentaje del trabajo se completó dentro del plazo previsto.
- Actividades vencidas: qué trabajos quedaron pendientes después de su fecha límite.
- Consistencia: qué tan estables son tus tiempos al realizar actividades similares.
- Complejidad: qué nivel de dificultad tuvieron los trabajos realizados.
También permite comparar los resultados con el contexto del equipo y observar la evolución de las principales métricas entre semanas.
¿Para qué sirve revisar Mi Semana?
Mi Semana funciona como una herramienta de autogestión.
Por ejemplo, puede ayudarte a responder preguntas como:
¿Estoy utilizando toda mi capacidad disponible?
Si tu utilización es considerablemente menor a tu jornada, podés revisar si existe capacidad para asumir más trabajo o si quedaron horas sin registrar.
¿Estoy tardando más de lo previsto?
Al comparar el tiempo estimado con el tiempo real podés identificar actividades en las que se producen desvíos de forma recurrente.
¿Tengo atrasos que requieren atención?
El detalle de actividades vencidas permite identificar qué trabajos necesitan ser priorizados.
¿Mi forma de trabajar está cambiando?
La evolución semanal permite detectar tendencias en utilización, cumplimiento y eficiencia antes de que se consoliden en el tiempo.
El objetivo no es comparar personas para generar competencia, sino darle a cada colaborador información concreta para entender su propio trabajo y detectar oportunidades de mejora.
1. Mi Mes: entiende tu performance y cómo evoluciona
Trabajar durante todo el mes deja mucha información detrás. Horas cargadas, actividades cumplidas, vencimientos, tiempos de ejecución y trabajos de distinta complejidad.
Mi Mes reúne esa información en una lectura mensual de la performance de cada colaborador.
El reporte se actualiza el primer día hábil de cada mes y toma como referencia el período anterior ya cerrado. De esta forma, cada persona puede analizar sus resultados sobre información completa y comparable.
Entre los principales indicadores permite observar:
- Cumplimiento: qué parte de las actividades se completó en término, cuáles se realizaron tarde y cuáles quedaron vencidas.
- Utilización: cuánto tiempo se registró en relación con la jornada teórica de trabajo.
- Complejidad: qué nivel de dificultad tuvieron los trabajos realizados, aportando contexto a los resultados.
- Consistencia: qué tan estables son los tiempos registrados para actividades y clientes similares.
- Evolución: cómo cambia la performance entre distintos períodos.
El objetivo no es generar una competencia entre colaboradores. Es ofrecer una referencia que permita entender mejor el propio trabajo, detectar cambios y reconocer oportunidades de mejora.
IPER: una referencia objetiva sobre la performance
Uno de los elementos centrales de Mi Mes es el IPER, Índice de Performance, una métrica desarrollada por Plan In para consolidar distintos aspectos del desempeño en una misma referencia.
El IPER tiene en cuenta cumplimiento, eficiencia, utilización, consistencia y actividades vencidas.
No busca reemplazar el análisis del contexto ni explicar por sí solo por qué una persona obtiene determinado resultado. Su valor está en permitir:
- seguir la evolución de un colaborador mes a mes;
- contar con una referencia común para analizar performance;
- comparar resultados con el contexto del equipo;
- identificar cuándo conviene profundizar sobre alguno de los indicadores.
Por ejemplo, dos personas podrían presentar un nivel de cumplimiento similar pero trabajar con actividades de complejidad muy diferente. Por eso, el IPER y las demás métricas deben leerse en conjunto.
Mi Mes no busca decir simplemente si alguien “trabajó bien o mal”. Busca aportar información para entender cómo está trabajando y cómo evoluciona.
2. Monitor de Equipo: gestiona con datos, no con percepciones
Cuando un estudio crece, conocer qué está pasando con cada integrante del equipo se vuelve cada vez más difícil.
Un supervisor puede tener la sensación de que una persona está sobrecargada, que otra podría asumir más trabajo o que determinados colaboradores están teniendo dificultades para cumplir. Pero tomar decisiones únicamente sobre esas percepciones puede llevar a conclusiones incompletas.
Monitor de Equipo lleva las métricas de performance individual a una mirada de gestión.
Está pensado para líderes y personas con equipos a cargo y trabaja sobre períodos mensuales cerrados. Cuando el estudio tiene configurado su organigrama en Plan In, cada responsable puede visualizar específicamente los equipos que dependen de él.
El reporte permite comparar indicadores como:
- utilización de la jornada;
- nivel de cumplimiento;
- complejidad de los trabajos;
- consistencia;
- IPER.
¿Qué decisiones puede ayudar a tomar?
El valor del Monitor de Equipo aparece cuando los indicadores se utilizan para hacer mejores preguntas.
Por ejemplo:
¿La carga está distribuida de manera equilibrada?
Si existen diferencias importantes de utilización entre colaboradores, el supervisor puede revisar cómo se está distribuyendo el trabajo.
¿Por qué una persona tiene menor cumplimiento?
Antes de concluir que existe un problema de desempeño, se puede analizar también la complejidad del trabajo asignado y el resto de sus indicadores.
¿Hay una tendencia que conviene revisar?
Comparar períodos permite distinguir una situación puntual de un comportamiento que se repite.
¿Cómo dar feedback con mayor contexto?
En lugar de basar una conversación en “me parece que estás tardando más”, el líder puede partir de información concreta y profundizar junto con el colaborador sobre las causas.
Esto hace que el reporte no sea solamente una herramienta para “medir personas”. También puede utilizarse para mejorar la distribución del trabajo, detectar necesidades de acompañamiento y fundamentar decisiones de gestión del equipo.
Ejemplo práctico de gestión del equipo
Supongamos que dos colaboradores presentan resultados de cumplimiento similares, pero uno mantiene una utilización considerablemente mayor y además recibe trabajos de mayor complejidad.
Mirar únicamente el cumplimiento podría llevar a pensar que ambos se encuentran en la misma situación.
Al incorporar utilización y complejidad, el supervisor obtiene una lectura diferente: quizás uno de ellos está trabajando cerca de su capacidad máxima mientras el otro todavía tiene margen disponible.
El dato no toma la decisión. Ayuda a tomarla con mayor contexto.
Monitor de Riesgo: anticipa vencimientos antes de que se conviertan en un problema
En un estudio con múltiples clientes, responsables y vencimientos, el riesgo no aparece solamente cuando una actividad ya está atrasada.
También importa saber qué está por vencer y dónde se está concentrando el trabajo que requiere atención.
Monitor de Riesgo reúne las actividades vencidas y próximas a vencer en una vista sintetizada, pensada especialmente para líderes y personas con equipos a cargo.
A diferencia de los reportes que analizan períodos cerrados, este reporte está orientado a la gestión diaria y permite priorizar rápidamente dónde intervenir.
Entre la información que permite analizar se encuentran:
- actividades vencidas;
- actividades que vencen en los próximos 7 días;
- actividades que vencen entre los próximos 8 y 15 días;
- concentración de actividades por responsable;
- concentración de actividades por cliente;
- evolución de las actividades vencidas.
Detecta dónde se concentra la atención
El Monitor de Riesgo permite analizar la información desde distintas perspectivas para responder una pregunta central:
“¿Dónde debería poner el foco ahora?”
Por responsable:
Si las actividades vencidas o próximas a vencer se concentran en una misma persona, podés revisar su carga de trabajo y determinar si necesita apoyo o una redistribución.
Por cliente:
Si un cliente acumula de forma recurrente actividades vencidas o próximas a vencer, puedes profundizar para entender si requiere más recursos, una organización diferente del trabajo o una revisión del proceso.
Por vencimiento:
Separar lo ya vencido de lo que ocurrirá en los próximos 7 o 15 días ayuda a distinguir lo urgente de aquello que todavía puede planificarse.
Por ejemplo, si al comenzar la jornada detectas varias actividades que vencen durante la semana, puedes revisar responsables y prioridades antes de que se transformen en atrasos.
Así, el reporte ayuda a pasar de reaccionar ante los vencimientos a anticipar situaciones que pueden afectar el cumplimiento del estudio.
Cuando detectas una situación que requiere intervención, puedes continuar el análisis desde las pantallas de gestión correspondientes para reorganizar prioridades o redistribuir trabajo.
3. Monitor Económico: qué rentabilidad aporta el trabajo del estudio
Facturar más no siempre significa ganar más.
Un cliente puede representar una parte importante de la facturación y, al mismo tiempo, demandar tantas horas de trabajo que su margen sea bajo. También puede ocurrir que una parte relevante del costo del equipo quede asociada a horas que no fueron imputadas a clientes.
Hasta ahora, responder estas preguntas podría exigir combinar información de distintas fuentes.
Monitor Económico permite relacionar facturación, horas y costos para analizar la rentabilidad del estudio y de sus clientes.
Está pensado para socios, directores y quienes administran los números del negocio. Trabaja sobre mes vencido y se actualiza el primer día hábil de cada mes.
Entre la información que permite analizar se encuentran:
- facturación del estudio;
- horas hombre utilizadas;
- costos asociados al trabajo;
- margen;
- margen porcentual;
- rentabilidad por cliente;
- horas imputadas a clientes;
- horas no imputadas.
De la facturación al margen real
El cambio de enfoque es importante.
La pregunta deja de ser solamente:
“¿Cuánto facturamos?”
y empieza a incorporar otras:
“¿Cuánto nos costó producir ese trabajo?”
“¿Qué margen nos dejó?”
“¿Qué clientes consumen más horas?”
“¿Estamos utilizando nuestra capacidad de manera rentable?”
Esto permite detectar, por ejemplo, clientes que facturan montos importantes pero dejan poco margen, o cuentas cuyo esfuerzo operativo fue creciendo sin que los honorarios acompañaran esa evolución.
Esa información puede servir como base para revisar precios, asignación de recursos o la forma en que se presta determinado servicio.
Horas imputadas y no imputadas: un costo que también importa
El Monitor Económico diferencia las horas imputadas a clientes de las horas que no fueron imputadas.
Las primeras permiten conocer cuánto trabajo del equipo quedó directamente asociado a la atención de cada cliente.
Las horas no imputadas también tienen un impacto económico: el estudio sostiene el costo de sus colaboradores independientemente de que todo ese tiempo haya quedado registrado contra un cliente.
Poder visualizar ambas dimensiones permite tener una lectura más completa del costo de la estructura y de la utilización de los recursos.
Tres formas de analizar los valores
Para facilitar el análisis económico en contextos inflacionarios, el Monitor Económico permite visualizar la información desde distintas referencias:
- Los valores registrados originalmente.
- Valores ajustados por IPC, para facilitar comparaciones entre períodos.
- USD, como referencia adicional para analizar evolución.
De esta manera, una comparación de facturación o margen entre períodos no tiene que limitarse necesariamente a valores nominales.
Para visualizar los montos económicos, el usuario debe tener habilitado el permiso correspondiente dentro de Plan In.
Cómo obtener mejores datos de los nuevos reportes
Los reportes convierten la información registrada en Plan In en indicadores de gestión. Por eso, cuanto más completa y consistente sea la información de base, mayor será el valor del análisis.
Para Mi Mes y Monitor de Equipo es especialmente importante:
- cargar los tiempos de trabajo;
- mantener las actividades actualizadas;
- marcar los trabajos como cumplidos cuando efectivamente finalizan;
- configurar la jornada y el seniority;
- utilizar la complejidad cuando aporte contexto al trabajo.
Para aprovechar el Monitor Económico también es necesario mantener actualizada la información de Facturación y Seniority, ya que estos datos permiten calcular costos y márgenes.
Para simplificar ese mantenimiento, Plan In replica automáticamente cada mes la facturación y el seniority cargados. El día 28 se generan los valores del siguiente período y, si hubo algún cambio, solo es necesario editarlo.
Así, la reportería no suma una nueva tarea administrativa al estudio: aprovecha la información que ya se genera durante la gestión y la transforma en una herramienta para analizar el negocio.
Cinco reportes, distintos niveles de decisión
Los reportes de Plan In responden a una lógica simple: cada rol necesita información diferente para entender lo que está ocurriendo y tomar mejores decisiones.
Para cada colaborador: Mi Semana y Mi Mes
Mi Semana permite responder:
¿Cómo fue mi performance esta semana y dónde necesito ajustar?
El foco está en revisar utilización, eficiencia, cumplimiento, consistencia y actividades vencidas sobre una semana ya finalizada, para detectar desvíos y oportunidades de mejora con mayor frecuencia.
Mi Mes permite responder:
¿Cómo fue mi performance este mes y cómo estoy evolucionando?
El foco está en la autogestión y en comprender el propio desempeño con una mirada mensual. Además, incorpora el IPER como una referencia para analizar la evolución de la performance en el tiempo.
Para líderes y supervisores: Monitor de Equipo y Monitor de Riesgo
Monitor de Equipo permite responder:
¿Cómo está funcionando mi equipo?
El foco está en comparar indicadores, identificar diferencias de carga y desempeño, y gestionar personas con mayor contexto.
Monitor de Riesgo permite responder:
¿Dónde necesito intervenir para evitar atrasos?
El foco está en identificar actividades vencidas y próximas a vencer, y analizar dónde se concentra el trabajo que requiere atención por responsable o cliente.
Para socios y directores: Monitor Económico
Permite responder:
¿Estamos siendo rentables?
El foco está en convertir horas, costos y facturación en información útil para comprender el margen del estudio y la rentabilidad de cada cliente.
La información se construye desde la operación hacia arriba: los datos que el equipo registra durante su trabajo permiten analizar primero la performance individual, luego el funcionamiento y los riesgos del equipo y, finalmente, los resultados económicos del estudio.
Convertir la operación diaria en información de gestión
Medir sirve cuando los datos ayudan a decidir.
Con Mi Semana, Mi Mes, Monitor de Equipo, Monitor de Riesgo y Monitor Económico, Plan In amplía la forma en que los estudios contables pueden aprovechar la información que generan todos los días.
Cada colaborador puede entender mejor su performance y seguir su evolución. Los líderes pueden analizar el funcionamiento de sus equipos, detectar desequilibrios y anticipar vencimientos que necesitan atención. Y los socios pueden relacionar el esfuerzo operativo con la facturación, los costos y el margen.
El objetivo es que la información deje de estar dispersa entre tareas, horas y planillas para transformarse en una herramienta de gestión.
Porque cuanto más claro entiendes cómo trabajan las personas, qué necesita atención, cómo funciona el equipo y qué resultados genera el negocio, mejores decisiones puedes tomar.
Si tienes dudas sobre los reportes o necesitas ayuda para comenzar a utilizarlos, consulta la Guía de Reportes Plan In o escríbenos a soporte@plan-in.net.
