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En los últimos años, muchas empresas han adoptado un modelo de trabajo híbrido, combinando el trabajo presencial y remoto. Esta transición ha presentado múltiples desafíos, especialmente para los estudios contables en Latinoamérica. 

En este artículo, exploramos estos desafíos y cómo un software de gestión del tiempo y project management puede facilitar esta modalidad de trabajo a los estudios que operan en toda la región.

 

1. Adoptar nuevas tecnologías con éxito

Uno de los mayores desafíos es la adaptación a nuevas tecnologías. Los estudios contables tradicionales a menudo dependen de procesos manuales y sistemas heredados. 

Este desafío representa no solo la inversión en capacitación, sino también la gestión de la resistencia al cambio que pueden tener los colaboradores.

Para superar este reto es necesario contar con una plataforma intuitiva y fácil de usar que centralice la gestión de tareas, tiempos y equipos. Esto facilita el trabajo híbrido al proporcionar una solución unificada para todas las necesidades operativas y de gestión del estudio contable.

 

2. Coordinar equipos que trabajan desde distintos lugares

La coordinación efectiva de equipos es crucial para el éxito de cualquier estudio contable.   En un entorno híbrido, mantener la comunicación y la colaboración puede ser complicado. Sin embargo, es un reto mayor para los estudios que operan en más de un país de la región.

Gracias a herramientas con funcionalidades como la gestión de recursos, donde se puede registrar el tiempo y asignar trabajo a los colaboradores de manera eficiente. 

Además, el seguimiento del progreso y los reportes detallados permiten a los supervisores monitorear el desempeño de cada miembro del equipo, más allá de dónde se encuentre.

 

3. Cumplimiento de plazos

Gran parte de los países de Latinoamérica tienen sistemas impositivos con gran cantidad de vencimientos, los cuales muchas veces cambian sus fechas. Por ejemplo, para los estudios contables de Argentina y Colombia es un enorme desafío garantizar el cumplimiento de los plazos. 

Una estrategia para superar este desafío es apoyarse en herramientas creadas de forma específica para estudios contables. Por ejemplo, Plan In ayuda enviando recordatorios de vencimientos y actualizaciones impositivas directamente a los clientes y colaboradores. Esto reduce la carga administrativa y asegura que nada se pase por alto.

 

4. Atención eficiente y ágil al cliente

Las consultas constantes de los clientes y las demandas telefónicas pueden interrumpir el flujo de trabajo y afectar la productividad. Además, muchas veces se tratan de consultas que podrían resolverse a través de un canal de autogestión. 

Por ejemplo, los estudios que operan con Plan In cuentan con un portal de clientes que centraliza toda la información relevante y permite una comunicación fluida. Así, los clientes pueden acceder 24x7 a su información impositiva, societaria, declaraciones juradas, estados contables y financieros, etc. 

Esta funcionalidad no solo agiliza la atención y mejora la eficiencia, sino que también mejora la satisfacción del cliente.

 

5. Delegar tareas con eficiencia e impulsar la autogestión

Delegar tareas y asegurarse de que se completen correctamente es siempre un reto, más en un entorno híbrido. 

Sin embargo, cuando cuentas con una herramienta que centraliza toda la información, los supervisores pueden asignar y reasignar tareas de modo mucho más simple. Todo esto sin perder trazabilidad de las actividades.

Además, esto facilita la autonomía de los colaboradores, quienes pueden saber de forma clara qué tareas tienen pendientes. A la vez, en plataformas como Plan In, los miembros del equipo pueden cargar información cualitativa sobre la gestión en el cuadro de comentarios. 

Esto permite que todos los datos sobre la actividad sea accesible, facilitando que otro colaborador pueda continuar con la gestión o el supervisor pueda evacuar dudas sobre el avance. 

 

6. Medir el desempeño y rentabilidad

Medir el desempeño y la rentabilidad es vital para cualquier estudio contable. 

Por eso, son claves funcionalidades como el análisis de la performance, incluyendo el grado de avance de las tareas, el tiempo parcial invertido y reportes detallados. 

Pero no solo se trata de medir las horas dedicadas, también es necesario saber el costo de la hora de cada colaborador de acuerdo a su seniority. Luego, mediante el organigrama, los supervisores podrán obtener informes comparativos de distintas áreas, lo que facilita la gestión y permite identificar oportunidades de mejora.

 

Seguridad y confidencialidad de los datos

La seguridad y confidencialidad de los datos son cruciales en el ámbito contable. En un entorno híbrido, proteger la información sensible se vuelve aún más importante. 

Por ejemplo, Plan In, que es una solución SaaS basada en la nube, asegura que todos los datos estén protegidos con las últimas medidas de seguridad. 

Además, la plataforma permite el acceso controlado a la información, garantizando que solo las personas autorizadas puedan acceder a los datos confidenciales.

 

 

La clave: plataformas tecnológicas flexibles y adaptables

Para enfrentar estos desafíos del trabajo híbrido, los estudios contables necesitan una plataforma que se adapte a sus necesidades cambiantes. 

Plan In se destaca por su capacidad de evolucionar y añadir nuevas funcionalidades, como la automatización de tareas repetitivas y la mejora en la delegación de actividades. Esto asegura que los estudios contables puedan mantenerse competitivos y eficientes, independientemente de las circunstancias externas.

El trabajo híbrido presenta varios desafíos para los estudios contables en Latinoamérica, desde la adaptación tecnológica hasta la gestión del tiempo y la seguridad de los datos. Sin embargo, con la herramienta adecuada, estos desafíos pueden ser gestionados de manera efectiva. 

Plan In, es una plataforma con enfoque integral y funcionalidades diseñadas de forma específica para la industria contable. Por eso, es una solución ideal para facilitar el trabajo híbrido para estudios que operan en Argentina, Uruguay, México y Colombia. 

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