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01/08/2022

Productividad y gestión del tiempo en el trabajo híbrido

La productividad en el trabajo híbrido está bajo la lupa. Se imponen otros escenarios donde desarrollar las tareas y se suman nuevas tecnologías para poder gestionarlas. Todo esto genera muchos interrogantes. 

 En este artículo, hacemos un repaso necesario sobre las creencias que rodean la productividad del trabajo con esta modalidad. También te damos las claves para aprovecharla como una ventaja competitiva en la adquisición de nuevos talentos. 

Mitos alrededor de la productividad en el trabajo híbrido

Las nuevas modalidades de trabajo vienen a romper las estructuras tradicionales. Así, las organizaciones se encuentran ante falsas creencias respecto a la productividad en el trabajo híbrido o remoto.

 

A continuación, profundizamos en algunos de esos mitos.

 

      Los trabajadores son más productivos dentro de la oficina

Según el concepto tradicional del trabajo, los colaboradores serán más productivos bajo la supervisión directa. Sin embargo, los trabajadores que desempeñan sus tareas fuera de la oficina logran un mayor equilibrio entre su vida personal y su vida laboral. Esto genera en los empleados la percepción de mejor calidad de vida y ayuda a mejorar el desempeño de su labor.

 

 

      Para garantizar la productividad es necesario monitorear y medir lo que hacen los empleados

Desde la incorporación de la modalidad remota y/o híbrida, la microgestión ha perdido terreno. Está quedando atrás el modelo de trabajo por horas prefijadas para ser reemplazado por objetivos. En este contexto, la trazabilidad del 100% de las gestiones que se desarrollan tiene una función vital para el sostenimiento de la modalidad. 

Además, con esta nueva forma de organizar el trabajo los colaboradores pueden elegir cómo, cuando y dónde trabajar. Lo cual potencia la gestión eficiente del tiempo, utilizando sus horas más productivas para cumplir con sus tareas. Esto, además de brindarle mayor autonomía, fortalece el compromiso con la empresa.

 

      Hay trabajos que no pueden hacerse de forma híbrida

La perspectiva tradicional nos hace pensar las tareas que se desempeñan en un puesto de trabajo como un todo indivisible. Pero, en pos de brindar mayor flexibilidad al trabajo, podemos desglosar las tareas que pueden desarrollarse fuera de la oficina y aquellas que sí o sí necesitan de la presencialidad. 

Así, ayudamos a los colaboradores a organizar el trabajo de manera más flexible, potenciando la productividad.

 ¿Cómo asegurarnos de que el trabajo híbrido sea productivo?

Quienes deben gestionar personal en diversas actividades se hacen esta pregunta con frecuencia.

 

Lynda Gratton, Profesora de la London Business School, en su artículo publicado en el Harvard Deusto describe los cuatro pilares en los que se apoya el trabajo híbrido productivo:

 

  1. Cooperación: El trabajo presencial es el espacio propicio para amplificar la colaboración entre los miembros del equipo.
  2. Energía: Aprovechar la flexibilidad del trabajo desde casa para trabajar con más energía.
  3. Concentración: Usar el tiempo asincrónico con la oficina para trabajar de forma concentrada en sus horas más productivas.
  4. Coordinación: Realizar las tareas coordinadas en los espacios de tiempo donde, de forma presencial o remota, el equipo esté trabajando de modo simultáneo.

 

 

Como vemos, el foco de estos principios está puesto en el factor humano. Sin embargo, el reto más grande para que el trabajo híbrido sea productivo es brindar las herramientas adecuadas para que los colaboradores tengan la misma experiencia sin importar desde dónde trabajen. En este punto, la comunicación fluida y el acceso a la información necesaria para desempeñar sus tareas es esencial.

¿Cuál es la importancia de la tecnología en la productividad?

La importancia de la tecnología para que el trabajo híbrido sea productivo está en con un software que permita gestionar las tareas de manera eficiente. A través de:

 

      Trazabilidad de las gestiones

El seguimiento del 100% de lo que sucede permite saber con exactitud qué hace cada persona, cuándo y cuánto tiempo le lleva. Pero lo más relevante es contar con reportes de performance para evaluar la productividad de cada uno de los colaboradores.

 

      Comunicación clara

Saber con exactitud las tareas que debe desempeñar es vital para que el proceso fluya y el equipo trabaje de forma coordinada. Aún quienes lo hagan bajo modalidad híbrida o remota.

Esto evita la perdida de información y garantiza el buen desempeño.

 

      Visibilidad de tareas asignadas

Un entorno de trabajo que permita conocer de un solo vistazo quién hace determinadas tareas y cómo avanza el proceso es esencial para potenciar la colaboración del equipo en pos de los objetivos.

Además, la posibilidad de reasignar una tarea de un colaborador a otro miembro del equipo, facilita el cumplimiento de la gestión en tiempo y forma.

 

      Acceso a la información necesaria

La tecnología también facilita el acceso a la información necesaria, desde cualquier dispositivo, momento y sitio. La accesibilidad es posible gracias a la tecnología cloud que contribuye a tener un repositorio centralizado y seguro.

 

      Ofrecer experiencias personalizadas a colaboradores

Sin importar su ubicación física que cada uno sepa cuáles son sus tareas pendientes, los clientes que tiene asignados y poder acceder a la información necesaria para gestionarlos.

Para ello es necesario contar con ingreso a la plataforma tecnológica a través de la configuración de permisos. Pero sin resignar la libertad de hacerlo desde el dispositivo que desee, en la hora y día de su conveniencia.

 

¿Cuál es la herramienta para potenciar la productividad en el trabajo híbrido?

Sabemos que actividades como los estudios contables, Accounting, Outsourcing o Consulting, necesitan de una herramienta que les permita organizar el trabajo de sus equipos de forma dinámica y efectiva. Para lograrlo cuentan con el Project Management de Plan In.

 

Una plataforma fácil de implementar y usar, ya que en tan solo 3 días puede estar funcionando (incluyendo la capacitación del equipo). Su diseño es similar al de herramientas con las que los usuarios están familiarizados, por ello es simple y fácil de navegar. A la vez que, gracias al almacenamiento automático de datos, pone al alcance toda la información necesaria en un par de clics.

 

Otra de las grandes preocupaciones que trae la implementación de las nuevas formas de trabajo, es la protección de los datos. Teniendo en cuenta esta preocupación. Nuestra plataforma cuenta con seguridad en línea y cifrado con tecnología líder en el sector. Lo que brinda la tranquilidad de que el inicio de sesión y el respaldo de datos siempre estarán protegidos.

 

Plan In es una herramienta que permite tener trazabilidad y controlar todo el proceso para asegurar el cumplimiento, sin importar desde dónde trabajan los colaboradores. No solo eso, sino que te brinda reportes de productividad y operaciones de tu estudio o empresa.

 

Como ves, garantizar la productividad en el trabajo híbrido es posible. Solo tenés que brindarle a tus colaboradores la flexibilidad y las herramientas tecnológicas adecuadas.

 

En Plan In sabemos como ayudarte, ponete en contacto y solicitá tu demo gratuita.