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El control de calidad en la actividad contable consiste en la implementación de herramientas tecnológicas, procesos, y/o técnicas en una organización para garantizar un estándar de calidad en sus servicios y productividad, satisfacer a los clientes al máximo y conseguir los objetivos que se propone la empresa.

En este artículo te damos 5 razones que hacen que cada vez más empresas de la industria contable prestan atención al control de calidad. Además, te contamos qué papel juega la tecnología en este proceso de mejora continua. 

 

¿Qué es el control de calidad?

El control de calidad en la actividad contable consiste en la implementación de herramientas tecnológicas, procesos, y/o técnicas en una organización con el objetivo de garantizar un estándar de calidad en sus servicios y productividad.

Esta acción abarca la totalidad del servicio, desde el primer contacto hasta las consultas posteriores a la prestación. De este modo, contribuye a satisfacer a los clientes al máximo y conseguir los objetivos que se propone la empresa. 

 

Ventajas de implementar el control de calidad

Al sumar el control de calidad vas a obtener numerosas ventajas que ayudarán a tu organización a consolidarse tanto a nivel interno como externo.

 

●        Optimización de recursos

Para usar el control de calidad es preciso contar con procesos eficientes que permitan aprovechar los recursos al máximo. Para lograr esta optimización se pueden implementar sistemas de control de calidad que contribuyan a automatizar las tareas repetitivas, ayudando a ahorrar tiempo y, por ende, dinero.

 

●        Trazabilidad de los procesos de negocio

Un aspecto esencial del control de calidad es tener un seguimiento pormenorizado de cada proceso que se desarrolla en la organización. Esto permite identificar los puntos débiles y actuar en consecuencia realizando mejoras.

 

●        Mayor comprensión de las necesidades del cliente

Como mencionamos, la gestión de la calidad y su posterior revisión tienen como objetivo brindar al cliente una mayor satisfacción. Por eso es tan importante centrarnos en sus expectativas, lo cual se logra gracias al feedback.

 

●        Impulso del trabajo colaborativo

Trabajar con procesos bien definidos, ayuda a los colaboradores a tener mejores prácticas de trabajo, disminuyendo los errores. Además, esto mejora la comunicación interna, ya que cada uno de los trabajadores conoce quién desarrolla cada tarea y contribuye a que sea posible la colaboración.

 

●        Estandarización en la calidad de los servicios

 

Un mayor control representa obtener una calidad de servicios estándar con mejora continua. Esto permite diferenciarse de la competencia, ganar más clientes y, por ende, generar mayores ganancias. Gracias a una cultura organizacional basada en calidad, se logran resultados son uniformes.

 

Al sumar el control de calidad vas a obtener numerosas ventajas que ayudarán a tu organización a consolidarse tanto a nivel interno como externo.

 

 

¿Por qué el control de calidad debe contar con un lider?

Según la norma ISO 9000:2005 de Sistemas de gestión de la calidad, uno de los 8 principios para conducir a la organización hacia una mejora en el desempeño es el liderazgo. Este documento dice que “los líderes establecen la unidad de propósito y la orientación de la organización. Ellos deberían crear y mantener un ambiente interno, en el cual el personal pueda llegar a involucrarse totalmente en el logro de los objetivos de la organización.”

Orientar el proceso de mejora continua requiere mantener una visión integral de los procesos para identificar los puntos donde hay fallas y trabas. Así como analizar los patrones con el propósito de evaluar si se producen por un problema del proceso o tienen que ver con un factor humano.

En este punto, la tecnología se convierte en una gran aliada. Por ejemplo, con un Project Management como Plan In, es posible dar seguimiento al 100% de las operaciones y mantener una comunicación dinámica con todo el equipo.  Por otra parte, gracias a la funcionalidad de trazabilidad del proceso de punta a punta o revisión de tareas a través del filtro por colaborador se pueden evaluar los puntos a ajustar.

Porque para liderar el control de calidad es imprescindible tener acceso a la información completa de todo lo que sucede en la organización. 

 

3 pilares de control de calidad en la actividad contable.

El control de calidad en la actividad contable se apoya en al menos tres pilares que le dan sustento.

1. Recursos humanos capacitados

Contar con colaboradores formados y actualizados es vital. Esto les dará la competencia necesaria para poder encarnar la cultura de la calidad.

No solo nos referimos a tener el conocimiento para desarrollar los procesos de forma efectiva, sino contar con las últimas actualizaciones profesionales.

2. Tecnología adecuada

Como vimos, las herramientas tecnológicas son clave en la implementación de un control de calidad, ya que gracias a la automatización de las tareas ayuda a optimizar los procesos. Sin embargo, es preciso que el software sea el adecuado para la actividad contable.

Para el caso particular de los contadores, Plan In es una plataforma que, a través del recordatorio de vencimientos, ayuda a mantener la calidad del servicio.

3. Trazabilidad de tareas y procesos

La gestión de la calidad requiere de una mejora continua, para ello es esencial realizar un seguimiento de los procesos y las tareas. Pero además es preciso obtener reportes para analizar la performance y realizar los ajustes necesarios.

Gestionar la calidad implica un monitoreo de todo lo que sucede en tu empresa. Las comunicaciones con el cliente, el seguimiento de las tareas y, en el caso de los contadores, el flujo de los vencimientos. Solo así se garantiza que los resultados sean estándar.

 

A modo de conclusión

El control de calidad dentro de la actividad contable tiene una incidencia enorme en la optimización del uso de recursos, en la fidelización de clientes y la rentabilidad de la organización.

Sin embargo, para poder desarrollarlo con éxitos es imprescindible contar con una visión integral que permita al líder tomar las decisiones de forma más acertada.

Aquí es donde la tecnología aparece como herramienta clave. Ya que a través de las automatizaciones y la trazabilidad de procesos, contribuye a aplicar la mejora continua en los servicios que brindamos a los clientes.

Plan In es mucho más que un Project Management, es un sistema de gestión de la calidad que cuenta con los más altos estándares. Incluso sirve para las empresas que desean certificar la norma ISO 9001.

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