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Un estudio de la Asociación Americana de Contadores Públicos (AICPA) encontró que la implementación de un sistema de trazabilidad en estudios contables redujo los errores en un 40%. Esta estadística revela por qué es importante el uso de un software para el seguimiento de todas las actividades que se desarrollan dentro del estudio contable.

En este artículo, exploraremos la importancia de la trazabilidad del servicio en la actividad contable, destacando sus beneficios clave. Además, abordaremos las barreras que suelen enfrentar los estudios al implementar este tipo de sistema. También, te propondremos un abordaje estratégico, con foco en cómo la tecnología puede ayudarte a superar estas barreras para facilitar una transición fluida y efectiva hacia una gestión más eficiente y transparente.  

 

¿Qué es un sistema de trazabilidad del servicio?

Un sistema de trazabilidad del servicio es un conjunto de procesos y herramientas diseñadas para seguir y registrar la prestación de servicios de una empresa de manera detallada y transparente. En la actividad contable, la trazabilidad implica el rastreo y documentación de todas las etapas y elementos relacionados con la entrega de un servicio, desde su inicio hasta su conclusión.

Algunos aspectos clave de un sistema de trazabilidad del servicio en la actividad contable pueden incluir:

• Registro detallado: Documentar cada fase del servicio, desde la solicitud inicial hasta la entrega final. Esto puede abarcar información sobre fechas, participantes, recursos utilizados y cualquier comunicación relevante.
• Asignación de costos: Asociar costos específicos a cada etapa del servicio para facilitar el seguimiento de los gastos y la evaluación de la rentabilidad de cada proyecto o servicio prestado.
• Control de calidad: Integrar controles de calidad en el sistema para garantizar que los servicios entregados cumplan con los estándares establecidos por la empresa.
• Seguimiento de tiempo y recursos: Registrar el tiempo dedicado y los recursos utilizados en cada fase del servicio. Esto ayuda en la planificación a futuro y la asignación eficiente de recursos.
• Documentación de cambios: Registrar cualquier modificación o ajuste realizado durante la prestación del servicio para tener un historial completo de las decisiones tomadas a lo largo del proyecto.
• Generación de informes: Facilitar la creación de informes detallados que permitan a la empresa analizar la eficiencia operativa, evaluar la rentabilidad de los servicios y tomar decisiones informadas.

En otras palabras, la implementación de un sistema de trazabilidad del servicio puede mejorar la gestión interna, la transparencia, la calidad del servicio y la capacidad de respuesta ante los clientes. 

 

3 barreras que pueden impedir la implementación de un sistema de trazabilidad del servicio

La implementación de un sistema de trazabilidad del servicio en la actividad contable puede ser una tarea desafiante. Aquí exploraremos algunas de las barreras comunes que pueden obstaculizar este proceso clave:

 

1. Resistencia al cambio organizacional

La resistencia al cambio es una barrera importante en la implementación de cualquier nuevo sistema. Al introducir un sistema de trazabilidad del servicio, puede encontrarse con la resistencia de los colaboradores que están acostumbrados a procesos tradicionales.

Por otra parte, la falta de comprensión sobre la importancia y los beneficios a largo plazo de un sistema de trazabilidad del servicio puede ser una barrera significativa. El director y los supervisores deben estar al tanto de cómo este sistema mejora la eficiencia, la toma de decisiones y la satisfacción del cliente. 

Ante este contexto, es clave capacitar a los usuarios para que conozcan en profundidad cómo funciona la herramienta y brindar el soporte para resolver las dudas que puedan surgir durante el uso. Educar sobre los beneficios y cómo usar la herramienta puede ayudar a superar esta barrera, fomentar el compromiso de toda la organización y asegurar la adopción exitosa del nuevo sistema.

 

2. Complejidad en la integración con sistemas existentes

La integración del sistema de trazabilidad del servicio con sistemas existentes puede ser un desafío. La falta de interoperabilidad puede llevar a problemas de sincronización de datos y dificultades en la generación de informes consolidados. 

Por eso es clave, poder centralizar toda la gestión de las actividades en una sola herramienta que permita obtener un registro de cada tarea y obligación sin importar desde dónde opere el usuario.

Para lograr esto la tecnología cloud es una gran aliada, ya que herramientas como Plan In que funcionan con la carga automática de la información en la nube, permiten hacer un seguimiento en tiempo real de todo lo que sucede en el estudio contable. 

 

3. Costos asociados a la implementación

La implementación de un sistema de trazabilidad del servicio conlleva costos como licencias, capacitación del personal y los asociados a posibles interrupciones en la operatividad durante la transición. La falta de presupuesto asignado puede ser una barrera significativa. Por eso, es fundamental realizar un análisis de costos exhaustivo y buscar soluciones financieras viables.

Sin embargo, esta es una barrera que puede superarse si la herramienta tiene una implementación simple, una rápida curva de aprendizaje y un costo de implementación y abono asequible, como es el caso de Plan In.  

 

Un abordaje estratégico para garantizar la trazabilidad del servicio

En conclusión, la implementación de un sistema de trazabilidad del servicio en la actividad contable puede encontrarse con diversas barreras. Sin embargo, abordarlas estratégicamente puede allanar el camino hacia una gestión más eficiente y transparente de los servicios que presta tu estudio contable.

Plan In es una herramienta fácil de implementar y usar que te permite tener trazabilidad del servicio y cuenta con las siguientes ventajas:

• La implementación lleva tan solo 3 días, incluyendo la capacitación de los colaboradores.
• En menos de 2 meses los usuarios dejan de realizar consultas a soporte. 
• El costo de implementación es asequible, equivale al abono que le cobras a uno de tus clientes.
• No tiene tiempo mínimo de permanencia.
• Funciona desde la nube, por eso puedes ofrecer a tus colaboradores modalidad de trabajo flexible, facilitando el seguimiento del cumplimiento.

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