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La productividad en estudios contables se define por la relación entre el volumen de servicios ofrecidos y la cantidad de recursos utilizados como, por ejemplo, horas hombre y tiempo. Mediante este concepto puede medirse el rendimiento del equipo de trabajo y de los trabajadores de forma individual. 

En este artículo te contamos cuál es el software adecuado y cuáles son las funcionalidades que te brindarán los datos necesarios para evaluar la productividad.

  

Tiempo y Objetivos: dos variables imprescindibles para la productividad

 

Los estudios contables enfrentan una enorme cantidad de tareas a realizar. Vencimientos, notificaciones a enviar, liquidaciones, por nombrar algunas. Por lo que asignar las tareas de forma clara y  conocer con exactitud si las gestiones han sido realizadas es muy importante. No solo para quien lidera el estudio, sino para quienes forman parte del equipo.

 

El 96% de los trabajadores siente que tener

una lista de tareas para hacer cada día

los hace más eficientes y productivos.

Fuente: The State of Project Management 2021

 

Entonces, ¿de qué forma puedes potenciar la productividad de tu estudio? La clave está en analizar el estado de las gestiones asignadas. Para ello hay que tener en cuenta dos variables determinantes:

 

●      Tiempo: A través de esta variable sabremos si la tarea asignada se cumplió en el plazo establecido. Además, podremos conocer la cantidad de horas que insume realizar una determinada gestión.

 

●      Objetivos: ¿Se completó una tarea o proceso?, y si no se ejecutó, ¿Dónde se detuvo el desarrollo?

 

Para lograr una medición efectiva de la productividad es necesario contar con una solución tecnológica que nos brinde visibilidad del desempeño de nuestro equipo. En definitiva, dejar de adivinar o suponer y tener por fin datos confiables y objetivos de cómo avanza nuestro estudio. 

 

¿Cómo medir la productividad individual y del equipo? 

 

La gestión de tu estudio contable es un proceso integral. Si hablamos de gestión de calidad en el servicio, analizar la productividad nos ayuda a evaluar posibilidades de mejora en la asignación de tareas. 

Por ello, Plan In ofrece un panel desde donde se puede evaluar el equipo de trabajo teniendo en cuenta:

- el porcentaje de asignación de trabajo por usuario,

- el cumplimiento de plazos del equipo,

- el grado de cumplimiento.

Sin duda esta es una herramienta clave para quien tiene a su cargo la gestión de los colaboradores.

 Además, se puede evaluar el desempeño individual a través del Panel por usuario y desde allí acceder a la información específica de cada empleado. Por ejemplo, comparar los resultados del trabajo de un colaborador y otro. 

De este modo, puede optimizar la asignación de tareas en virtud a datos objetivos y reales sobre el desempeño de cada empleado. 

Pero ¿la productividad solo se mide en relación con el desempeño del equipo?. La respuesta es no. También es importante evaluar otros aspectos como:

- el tiempo que insume una tarea,

- qué dedicación requiere un cliente o un tipo de cliente,

- los objetivos alcanzados en un determinado período de tiempo. 

 Para ello, Plan In permite combinar distintos filtros para realizar un análisis amplio de los reportes. Se puede hacer, por ejemplo, sobre un grupo de usuarios, un conjunto de clientes, un tipo de trabajo, uno o más periodos, entre otras posibilidades.

 

3 claves para mejorar la productividad 

 

Ahora bien, ¿cómo esos datos estadísticos pueden aplicarse para mejorar el desempeño del estudio en términos generales?

 

●      Controlar el avance de las gestiones

Desde el panel de trabajo vas a poder visualizar de forma gráfica el avance de las gestiones, cargar tareas cumplidas e identificar retrasos. Esto te permite saber quién está a cargo de qué tarea de un solo pantallazo.

Pero, por sobre todo, te ayuda a liderar las tareas del equipo con una perspectiva amplia y datos objetivos.

 

●      Reasignar tareas

Si hay tareas pendientes o gestiones que estén por cumplir su plazo, podrás reasignarlas a otros colaboradores. Y esto, como mencionamos, no solo aplica en el día a día y ante imprevistos. También te da la posibilidad de evaluar qué miembro de tu equipo es el más adecuado para realizar determinadas gestiones. Es decir, valorar las aptitudes personales de cada trabajador y darle un espacio para desarrollarlas.

Con un clic, Plan In deriva las tareas y pendientes, a la vez que te brinda acceso a la información de todos los usuarios. De este modo, los traspasos de información son simples y efectivos.

 

●      Evaluar mejoras

¿Hay un proceso que siempre se traba? ¿Hay un colaborador que no consigue entregar su trabajo en los plazos estipulados? Es momento de analizar cuál es el cambio necesario para conseguir los resultados deseados.

Con los reportes vas a poder monitorear todo en tu estudio:

-       tu comunicación con el cliente,

-       el seguimiento de las tareas

-       y el flujo de los vencimientos.

A la vez podrás detectar los puntos a mejorar y brindar un servicio de calidad con una aplicación simple de usar que te brinda reportes con solo hacer un clic.

 

 En conclusión, 

 

La transformación digital en tu estudio contable es la clave para estandarizar los procesos, medir el desempeño y detectar los aspectos a mejorar. En Plan In te ofrecemos una herramienta pensada para contadores que va a simplificar tus tareas diarias y la medición de la productividad.

 ¿Te gustaría conocer más? Ponte en contacto y solicita tu demo gratuita.