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El principal costo de tus servicios es el tiempo que inviertes en cada cliente, para lo cual necesitas tener un registro súper preciso. Para que lo logres te presentamos estas 3 mejoras en el módulo de tareas de Plan In.

La forma en que registramos las tareas hace una gran diferencia en los resultados que ve el supervisor en el Reporte de Productividad. Si el nombre de una tarea está repetido, si no cargamos las pequeñas actividades ya cumplidas o si se almacenan en un período erróneo… perdemos valiosa información que sirve para tomar decisiones.

A continuación te mostramos las 3 mejoras que implementamos para que cuentes con información precisa que te permita tomar decisiones partiendo de datos confiables. 

 

1) Tareas estandarizadas

Ahora podrás estandarizar el nombre de tus tareas

A partir de ahora, de acuerdo al parámetro que tenga establecido el estudio, podrás cargar tareas con nombre de forma libre o mediante tareas estandarizadas. Es decir, esta mejora te ayudará a unificar el nombre de las tareas y de la información para crear un Reporte de Productividad más preciso. 

Como te mostramos a continuación, para utilizar esta opción debes ingresar a “Configuración> Datos de Cuenta” y en “Permisos generación tareas” podrás dejar carga libre o bien elegir solo estandarizadas. 

 

 

👆 Así se verá si eliges la opción “Solo estandarizadas”. De esta forma, al momento de agregar una nueva tarea, todos los usuarios de tu estudio tendrán un listado predefinido de nombre de tareas que han sido creadas en Plan In. 

 

 

 

En tanto, si dejas la opción “Carga Libre” los usuarios cuando agregan una tarea podrán elegir un nombre del listado de “Tarea Estandarizadas” o ingresar uno de forma manual. 

Sin embargo, cuando selecciona la carga libre es probable que una misma tarea sea generada con distintos nombres, perdiendo esa información al momento de evaluar el tiempo que insume dicha actividad. Por eso, elegir “Tareas estandarizadas” te ayudará a tener la certeza de que la información está unificada, manteniendo el control de los datos que genera la operación de tu estudio.

 

Aquí vemos cómo queda el panel de “Agregar Tarea Cliente” cuando permites la carga libre.

 

¿Puedo cambiar el nombre de las tareas existentes? 

Sí, puedes solicitar el cambio. El titular del estudio debe enviar un mail a soporte@planin.net con el asunto “Estandarización Tareas”. Luego, desde Soporte le enviaremos un correo con el listado de tareas con el nombre actual para que pueda completar el nuevo nombre estandarizado que desea asignarle.

 

 

2) Asignación de período en tareas

Define en qué período estará almacenada la tarea

Antes, las tareas por defecto, se almacenaban en el período correspondiente al mes de vencimiento de la tarea. A partir de ahora, agregamos la posibilidad de que configures dónde se guardarán las tareas a las que luego podrás acceder desde tu backup. Tendrás 6 opciones para elegir.

 

 

¿Puedo solicitar el cambio de período en el que se almacenan las tareas existentes? 

Sí, puedes solicitarlo. El titular del estudio debe enviar un mail a soporte@planin.net con el asunto “Conversión período Tareas” y adjuntar el listado de las tareas (vencidas o pendientes) sobre las que desea modificar el período. 

¿Cómo puedo obtener ese listado? 

Accede desde Reportes>Reporte de Operaciones, selecciona la opción “Todos” en el filtro “Mes Vto.”, exporta a Excel y luego envíanos el archivo con aquellas que desees modificar el período.

 

 3) Tareas espontáneas 

Carga tareas rápidas en un solo paso

No queremos que queden trabajos/reuniones/asesoramientos sin cargar en Plan In. Por eso creamos “Tareas Espontáneas”, una funcionalidad que te permite cargar una tarea cumplida en un solo paso. En Operaciones encontrarás el ítem “Tareas Espontáneas” y al hacer clic podrás cargar toda la información, incluyendo los minutos que insumió. 

Así, el supervisor obtendrá más información que impactará en el Reporte de Productividad, ya que optimiza el registro de los servicios prestados.

 

Un caso de uso de esta mejora sería. Estamos entre el día 1 y el 5 de septiembre, revisamos la operación de carga de Facturas en AFIP en agosto y nos damos cuenta de que faltaron de cargar comprobantes. Entonces, a través de “Tareas espontáneas” tienes la posibilidad de ajustarlo.

Eso sí, debes tener en cuenta estos criterios al momento de elegir día: 

• Puedes cargar cualquier día del mes durante el mes en curso.
• Si estás en el mes siguiente, solo puedes cargar del mes anterior hasta el día 5.
• No puedes cargar fechas futuras.

 

En conclusión,

Estas mejoras en el Módulo de Tareas ayudarán, por una parte, a los usuarios simplificando el ingreso de información y, por otra parte, a través de los reportes, dará información más precisa al supervisor. 

De esta forma, por ejemplo, tendrás la posibilidad de saber con exactitud el tiempo que insume una tarea o cliente, optimizando el cálculo de costos de tus servicios.

Esperamos puedas aprovechar todo el potencial de estas mejoras. ¿Te quedaron dudas?, escríbenos a soporte@plan-in.net.