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Aquí las claves para gestionar la calidad en contabilidad, sus beneficios y cómo alcanzar estándares internacionales gracias a un software adecuado.

 

La gestión de calidad en contabilidad es un conjunto de acciones y herramientas implementadas para lograr un servicio sin errores centrado en el cliente y en la mejora continua. Un proceso dinámico y participativo que optimiza el uso del tiempo y el dinero y potencia los recursos humanos. 

 En este artículo te contamos cómo impacta en tu despacho contable la instalación de un sistema de gestión de calidad. Cuál es la herramienta que te ayudará a hacerlo y cómo este software será la clave para alcanzar estándares de calidad internacionales. 

 

¿Qué es la calidad en contabilidad? 

La  calidad en contabilidad es un conjunto de acciones y herramientas que se implementan en una organización para evitar errores o desviaciones en la producción/prestación de los productos/servicios. Haciendo especial foco en los procesos y la mejora continua de los mismos para perfeccionarlos y adaptarse a los cambios.

 Toda la información que te brindaremos en este artículo son aplicables a productos y servicios. Sin embargo, pondremos especial foco al área de servicios por ser aplicable a los despachos contables 😉.

 

¿Qué es la Calidad Total y cuáles son sus pilares? 

El concepto de Calidad Total es una filosofía que busca crear productos y/o servicios sin errores, en un proceso de mejora continua, con foco en las necesidades y expectativas del cliente. 

Ponlo en marcha en tu despacho contable aplicando los siguientes principios:

• El cliente es el centro: Ofrece servicios satisfactorios a tus clientes y dales la posibilidad de brindarte un feedback. Esto te dará la información necesaria para corregir errores, optimizar tus servicios y perfeccionar procesos.
• El equipo también participa: Nuestros colaboradores son la clave para mejorar la calidad y es vital darles la posibilidad de formar parte del proceso. Por lo tanto, será necesario implementar herramientas de análisis y que un líder gestione su participación.
• El proceso no es estático, es dinámico: Este es el principio de mejora continua, que debe ser parte de la cultura de la organización de forma sistémica. Ya que los procesos son perfectibles porque se implementan en un entorno dinámico y deben adecuarse también.
• De un cliente a los distintos tipos de clientes: Siempre que nos referimos a los clientes hablamos de quién contrata nuestros servicios. Sin embargo, tu despacho solo logrará gestionar la calidad en contabilidad de forma efectiva si contempla dentro del proceso la satisfacción de todos los tipos de clientes. Es decir,

- quienes contratan nuestros servicios

- los proveedores

- los miembros del equipo (cliente interno).

Si logras satisfacerlos, el éxito del sistema de gestión de la calidad estará casi asegurado.

 

• La mala calidad es más cara que la buena calidad: Un sistema de gestión de calidad tiene sus costos, sin embargo, no gestionar la calidad es más caro. Si no lo hacemos perdemos tiempo y dinero.

 

• Prevenir antes que curar: Detectar los problemas y corregirlos evitará los inconvenientes que acarrea no gestionar la calidad. Malos servicios, quejas o consultas y pérdida de tiempo resolviéndolas.

 

 

¿Cómo implementar un sistema de gestión de calidad y cuáles son sus beneficios? 

Un sistema como Plan In, que cuenta con estándares de Calidad Total, brindará muchos beneficios a tu despacho. Aquí te resumimos esas ventajas y qué funcionalidades te ayudarán a sacarle todo el provecho.

 

• Eficiencia en los procesos: Se logra optimizando los tiempos en tu equipo a través de un flujo de trabajo que permita realizar un seguimiento de cada gestión. Con el diseño de tablero digital, Plan In te ayuda a supervisar cada etapa de cada uno de todos los procesos que se desarrollan en tu despacho.

 

• Clientes más satisfechos… y menos consultas al despacho con un Portal de Clientes. Accesible desde cualquier dispositivo 24x7 y donde puedan ver toda su información contable en un clic.

¿Y si no encuentra lo que busca en el Portal? Tu equipo podrá responderle de forma ágil al contar con toda la información centralizada por cliente.

 

• Mejor comunicación dentro y fuera del equipo: La herramienta impactará positivamente en la imagen de tu despacho ordenando la comunicación. Algunas de las funcionalidades que ayudarán son:

- Listas de envíos: Donde con tan solo cargar parámetros podrás realizar envíos masivos a clientes y a ellos les llegarán mensajes personalizados.

- Modelos de mensajes: Logra una única forma de comunicarte con tus clientes con formatos estandarizados según el tipo de comunicación.

- Recordatorios: ¡Para un despacho contable es vital que no se pase ni un vencimiento! Por ello, el software de Plan In te ayuda enviándote recordatorios automáticos.

• Tiempos optimizados, más clientes: Al estandarizar procesos, automatizar comunicaciones y brindar un portal de clientes, tu despacho contará con mayor capacidad operativa para aceptar nuevos clientes. 
• Mejor comunicación interna: Cada uno de tus colaboradores contará con un panel de asignación de tareas y los ayudará a administrar sus tiempos, optimizándolos. Trabajadores más organizados, cliente interno satisfecho.

 

Norma ISO 9001 en contabilidad: Así puedes prepararte para certificar

Si hablamos de gestión de calidad no podemos dejar de mencionar la Norma que cuenta con el mayor reconocimiento a nivel mundial. Nos referimos a la Norma ISO 9001, un estándar de calidad que certifica que la organización trabaja de manera eficiente y genera productos/servicios sin fallas. Y no solo eso, sino que cuenta con un proceso de mejora continua que le permite cumplir con las expectativas y necesidades de sus clientes (interno y externo).

Las organizaciones que aspiren a certificar deben implementar un Sistema de Gestión de la Calidad (SGC) que, como Plan In, reúna los requisitos detallados en la Norma. Los cuales son genéricos y están destinados a ser aplicables a cualquier organización, independientemente de su tipo o tamaño, o de los productos y/o servicios que brinde. 

 

Hay más de un millón de empresas y organizaciones en más de 170 países certificadas con ISO 9001.

                                                        Fuente: www.iso.org (2021)

 

 Son numerosos los despachos contables que están certificados con la ISO 9001:2015. Los cuales se han tomado en serio el compromiso de la excelencia en sus servicios y han puesto toda la atención en las expectativas de sus clientes. Porque garantizar un servicio de calidad es la clave para destacarse en un mercado cada vez más competitivo. 

En conclusión, sin importar el tamaño de tu equipo de trabajo, implementar un sistema de gestión de calidad en contabilidad es la clave para optimizar tus recursos y conseguir que tanto clientes externos como internos se sientan satisfechos. Para lograrlo tan solo es necesario contar con una herramienta para contadores adecuada que cuente con los más altos estándares e incluso te permita certificar normas internacionales como la ISO 9001 en contabilidad. 

 

 

En Plan In sabemos como ayudarte a gestionar la calidad en tu despacho contable, ponte en contacto y solicita tu demo gratuita.